Coordenação-Geral de Administração

Criação

A Coordenação-Geral de Administração, unidade técnico-administrativa da Fiocruz, foi criada em 1976 com o nome de Superintendência de Administração Geral (SAG). Segundo a Norma Regulamentar n.02/76 de 04/05/1976, suas finalidades eram executar atividades relacionadas com pessoal, material, comunicação, contabilidade e serviços gerais.

As atribuições e a organização da SAG foram editadas pela Presidência da Fiocruz, consolidando a sua estrutura por meio de outros documentos, a saber: Norma Regulamentar n.03/78, de 16/06/1978, Norma Operacional n.05/78, de 01/05/1978, Ato da Presidência n.97/79, de 31/08/1979 e Ato da Presidência n.15/83, de 28/03/83. A SAG passou a ter a denominação de Diretoria de Administração (Dirad) quando foi editada a Portaria nº 2140/94 da Coordenação de Modernização da Superintendência de Administração Geral do Ministério da Saúde, de 27 de dezembro de 1994, aprovando a estrutura regimental da Fundação Oswaldo Cruz.

Com a aprovação e publicação do estatuto da Fiocruz - Decreto n.4725 de 09/06/2003 - e a sua atualização por intermédio do Decreto n 8.932 de 14 de dezembro de 2016 que contém,toda a estrutura organizacional da Instituição, afirmou-se as competências da Cogead. O art.13 do citado Decreto diz que:

"À Coordenação-Geral de Administração, unidade integrante dos Sistemas de Serviços Gerais - SISG, de Administração Financeira Federal e de Contabilidade Federal, compete planejar, coordenar, supervisionar e executar as atividades relativas a:

  1. Operações comerciais nacionais e internacionais;
  2. Gestão econômica, financeira, contábil e dos bens móveis;
  3. Informações gerenciais na área administrativa; e
  4. Suporte administrativo às unidades da Fiocruz."

Atualmente, a estrutura organizacional da Cogead compreende os Departamentos de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria (Degias), o Departamento Econômico e Financeiro (Defin) e o Departamento de Operações Comerciais (Decom). Ao todo, são 29 setores e 169 funcionários.

O Coordenador-Geral de Administração, indicado pelo presidente da Fundação, compõe a Diretoria Executiva da Presidência, instância criada para integrar as ações jurídicas, de gestão, recursos humanos, administração do campus e planejamento, para aperfeiçoar o processo de gestão e estimular o desenvolvimento institucional (Portaria nº 218/02).

A gestão atual tem como base prioritária a integração da prática das ações da Coordenação ao Plano Quadrienal da Presidência. Por isso, foi criado, em 2001, o Programa de Gestão Viva, privilegiando as opiniões e sugestões de todos os colaboradores. Entre os objetivos do Programa estão transformar o modo de organização de departamentos para uma organização matricial e alterar o paradigma burocrático para o gerencial. A diretriz na qual o Programa se apóia é o levantamento/identificação das "situações-problema", visando o aperfeiçoamento das práticas administrativas e a melhoria dos resultados, baseada na estrutura abaixo:

Problema -> Causas -> Metas -> Ações -> Resultado
Ainda em 2001, a Cogead, na busca da implantação de uma gestão moderna e participativa, implementou as seguintes ações:

  • Conselho de Gestores da Cogead: instância na qual são deliberados os rumos da gestão da Coordenação, levando-se em consideração os cenários atuais e as tendências para o futuro;
  • Fortalecimento e maciça capacitação dos recursos humanos para a implementação de várias ações;

Topo

Competências

A Coordenação-Geral de Administração é a unidade normatizadora da gestão central na Fundação Oswaldo Cruz e está subordinada à Vice-Presidência de Gestão e Desenvolvimento Institucional. Suas atividades concentram-se no planejamento, na coordenação, na supervisão e na execução das operações comerciais, da gestão econômico-financeira e das informações gerenciais na área administrativa.

Dentre suas atribuições, pode-se citar:

  • Orientar técnica e normativamente às unidades da Fiocruz no campo da gestão administrativa;
  • Gerir os recursos financeiros, exercendo o papel de “setorial contábil”e respectivos assentamentos, escrituração e registros de documentos específicos;
  • Acompanhar a execução orçamentária dos recursos alocados nas diversas unidades da Fiocruz;
  • Gerenciar e executar estrategicamente o orçamento anual da Fiocruz;
  • Controlar a execução das diferentes formas de pagamentos e recebimentos de recursos;
  • Gerir os recursos materiais, compreendendo a recepção, a guarda, a distribuição e o controle patrimonial, que inclui incorporação, tombamento, registro, transferência, baixa, carga, conservação, alienação e doação de bens tangíveis e intangíveis;
  • Gerir as vendas de bens e serviços produzidos pela Fiocruz;
  • Gerir os processos de aquisição de bens e serviços;
  • Gerir o sistema de processamento eletrônico dos dados produzidos pela gestão central da Fiocruz.

Programa Gestão Viva 2001-2010

O Programa Gestão Viva, criado em 2001, teve suas bases nos modelos modernos de gestão utilizados nacional e internacionalmente, onde por princípio há ruptura do modelo burocrático e hierarquizado da estrutura organizacional, passando-se ao modelo matricial cujos órgãos e pessoas interagem como um organismo vivo, sendo seus enfoques diretamente nos resultados e não nos processos de execução.

Nesse conceito de gestão valoriza-se o potencial criativo e de adaptação dos colaboradores a uma nova realidade, na qual as ações são orientadas para a resolução dos principais problemas mapeados por meio de ferramentas gerenciais. A Diretoria é entendida como um ente que interage com as diversas Unidades da Instituição, seus pares externos e o meio-ambiente, para que a Fiocruz cumpra com seu papel de atendimento aos anseios da sociedade.

Os problemas são denominados de Subprogramas, com plano de elaboração específico contendo metas, indicadores e prazos de conclusão, e composto por colaboradores de áreas diferenciadas da Diretoria, sendo chamadas estas equipes, de multidisciplinares. Estas equipes são responsáveis por incentivar a participação criativa de cada colaborador envolvido e proporcionar a exposição de experiências e conhecimentos técnicos e potenciais.

Formaram-se, assim, vários Subprogramas, focados nos problemas vivenciados pela gestão no período 2001-2010, com plano de elaboração específico contendo metas, indicadores e prazos de conclusão, e composto por colaboradores de áreas diferenciadas da Diretoria, sendo chamadas estas equipes, de multidisciplinares. Estas equipes são responsáveis por incentivar a participação criativa de cada colaborador envolvido e proporcionar a exposição de experiências e conhecimentos técnicos e potenciais.

Como resultante de uma reflexão intensa a Cogead propõe, a partir de 13/06/2011, um modelo de gerenciamento focado na excelência da gestão administrativa da Fiocruz, que intitula Programa de Excelência na Gestão Administrativa (PEG), que busca atender aos desafios propostos na estratégia de longo prazo (2022) expostos no Plano Quadrienal da Fiocruz, como a expansão nacional, a inovação no modelo de gestão operacional (riscos, custos, compras, financeira, compartilhamento de recursos e afins), com monitoramento do desempenho e práticas eficazes de controle interno que exigem a implementação de infraestrutura adequada, mudança de cultura e a remodelagem dos processos de trabalho, modelos organizacionais e mecanismos de avaliação que inaugure uma gestão focada na sustentabilidade, na inovação e no aprendizado institucional

Para conhecer mais o Programa de Excelência na Gestão Administrativa – PEG, clique aqui abaixo: