Perguntas Frequentes


Sistema de Concessão de Diárias e Passagens
Sistema de Concessão de Diárias e Passagens
Como devo proceder na prestação de contas quando a viagem não foi realizada?

Posicione o mouse em Prestação de Contas
Clicar em Prestação de contas

Clicar na PCDP
Responda a pergunta: A viagem foi realizada?  NÃO;
Digitar a justificativa para viagem não realizada;
Clicar OK
Esta viagem será cancelada.
Os valores adiantados deverão ser devolvidos.
Confirma?
Clicar OK
Viagem Cancelada


Os valores adiantados e os respectivos bilhetes, caso tenham sido emitidos, devem ser devolvidos.


Clicar OK

Devolução de Valores


Posicione o mouse em Prestação de Contas;
Clique em Devolução de Valores;

Clique na PCDP;

O sistema abrirá uma tela com o valor a devolver, digitalizar a GRU.

Clicar em Anexos

Será exibida uma tela para inserir os dados da GRU à ser anexada:

Na caixa Arquivo para anexar informe o local onde encontra-se o documento digitalizado; Ex: GRU
Na caixa Nome do documento informe o nome do documento a ser anexado; Ex: GRU
Na caixa Tipo do documento selecione o tipo do documento a ser anexado; Ex: GRU – Guia de Recolhimento da União
Na caixa Observações insira as observações necessárias ao documento;


Clicar em Anexar;

Na caixa GRU – Guia de Recolhimento da União informe o nº da GRU;
Clicar em Encaminhar;
Devolução registrada com sucesso - OK

Como devo proceder na prestação de contas quando houve alteração na viagem? (volta antecipada/prorrogada direto pelo passageiro)

Posicione o mouse em Prestação de Contas
Clicar em Prestação de contas

Clicar na PCDP; 
Responda a pergunta: A viagem foi realizada? Sim ou não;
Responder: a viagem foi realizada clicar em SIM e em seguida em OK;
Confirma que esta viagem foi realizada?
Clicar em OK;

Obs: Caso tenha ocorrido alguma alteração no transcorrer da viagem que não foram prevista no módulo Prorroga/Complementa ou feita direto pelo passageiro, essas alterações deverão ser inserida na PCDP.

Clique em Trecho;
Posicione o mouse e clique no trecho a ser alterado, caso seja o retorno clicar no trecho de ida para mudar a Data Final da Permanência que automaticamente o sistema mudará a data de retorno que é a mesma  Data Final da Permanência;
Clique em Salvar;
Trecho alterado com sucesso – clicar OK
Clique em Encaminhar;
Clique em Reserva Passagem, caso tenha passagem, para acertar a data retorno;
Seleciona o trecho a ser alterado clicando na bolinha correspondente (retorno);
Clique em Remarcar;

O sistema abrirá uma tela para alteração de data/hora de origem, destino, nº vôo, código de reserva, companhia aérea, caso seja diferente do bilhete original, estes dados deverão ser alterados conforme o bilhete a ser anexado.

OBS: Não alterar tarifa praticada, taxa de embarque e taxa de serviço, pois o passageiro remarcou por conta própria.

Informar a justificativa de alteração da viagem;
Clique em Incluir Reserva;
Reserva alterada com sucesso – clicar OK
Clique em Encaminhar;
 

Ao realizar as alterações, o SCDP recalcula automaticamente os valores da diária, gerando o valor a Reembolsar ou a Devolver. Se o valor é a Reembolsar, a PCDP volta para o fluxo de aprovações. Se a Devolver, a PCDP vai para o módulo de Devolução de Valor.

Devolução de Valores

Posicione o mouse em Prestação de Contas;
Clique em Devolução de Valores;

Clique na PCDP;

O sistema abrirá uma tela com o valor a devolver, digitalizar a GRU.

Clicar em Anexos
          Será exibida uma tela para inserir os dados
          da GRU à ser anexada:
Na caixa Arquivo para anexar informe o local onde encontra-se o documento digitalizado; Ex: GRU
Na caixa Nome do documento informe o nome do documento a ser anexado; Ex: GRU
Na caixa Tipo do documento selecione o tipo do documento a ser anexado; Ex: GRU – Guia de Recolhimento da União
Na caixa Observações insira as observações necessárias ao documento;


Clicar em Anexar;
Na caixa GRU – Guia de Recolhimento da União informe o nº da GRU;
Clicar em Encaminhar;
* Devolução registrada com sucesso - OK

Como devo proceder na prestação de contas quando não houve alteração na viagem?

Para iniciar a prestação de contas, deve-se ter em mãos a seguinte documentação digitalizada:

- Canhoto do cartão de embarque;     
- Recibo de check-in via internet;
- Bilhete;
- Declaração de empresa de transporte;
 - Outros (relatório de viagem, etc...);                                                                                                            

Posicione o mouse em Prestação de Contas

Clicar na PCDP

Responda a pergunta: A viagem foi realizada? SIM;
Clicar OK
Confirma que a viagem foi realizada?
Clicar OK
Marcar no campo Devolveu os seguintes documentos os documentos que serão anexados;
Clicar em Anexos

Será exibida uma tela para inserir os dados dos documentos à ser anexados:

Na caixa Arquivo para anexar informe o local onde encontra-se o documento digitalizado; Ex. canhoto do cartão de embarque
Na caixa Nome do documento informe o nome do documento a ser anexado; Ex. canhoto do cartão  de embarque
Na caixa Tipo do documento selecione o tipo do documento a ser anexado; Ex. canhoto do cartão  de embarque
As três informações deverão ser a mesma para que o sistema entenda o que esta sendo anexado.

Clicar em Anexar;

Documento anexado com sucesso

Clicar em OK;
Clicar no X para fechar anexos

Repita esses procedimentos para cada documento.

Clicar em Encaminhar;

Confirma que já foram anexados todos os documentos necessários a prestação de contas
Clicar em OK;
Confirma o envio da prestação de contas –
Clicar em OK;
PCDP encaminhada com sucesso
Clicar em OK;

Como remarcar ou solicitar um novo bilhete?

Módulo Prorroga/Complementa Viagem
(Disponível para o perfil de Solicitante)

As PCDPs com passagem estarão disponíveis no Módulo Prorroga/Complementa Viagem após a emissão dos bilhetes, independentemente da data de início da viagem, e permanecerão disponível até 5(cinco) dias após a data do término da viagem, a contar da data do encerramento do período de viagem (prazo legal para prestação de contas).

As PCDPs somente com diárias estarão disponíveis após a execução financeira.

O sistema permite que o Solicitante execute as seguintes modificações:

- Antecipar ou adiar o início de cada trecho da viagem;
- Antecipar ou adiar o fim de cada trecho da viagem;
- Excluir trecho(s) já cadastrado(s);
- Incluir novo(s) trecho(s);

ETAPA DO SOLICITANTE

Posicione o mouse em Solicitação > Viagem

Clique em Prorroga/Complementa Viagem

O sistema abre uma tela com a lista de propostas disponíveis para Prorrogação/Complementação.

Clique na PCDP a ser prorrogada/Complementada;

O sistema mostra a PCDP com os dados do proposto, roteiros e complemento da viagem.

Clique Roteiros;

Observe que os trechos da viagem estão disponíveis para qualquer ajuste que for necessário.

Clique no trecho a ser alterado;

Caso a alteração (antecipar ou adiar), seja na ida, mudar a Data do Início da Permanência;

Caso a alteração (antecipar ou adiar), seja no retorno, clicar no trecho da ida e alterar a data do Fim da Permanência que o sistema altera o retorno automaticamente por ser a mesma data do Fim da Permanência;

Clique em Salvar;

Trecho alterado com sucesso;

Clique em OK;

Clicar na aba Complemento; 
Digitar a justificativa para complementação da viagem;
Clique em Salvar;
Clique em Encaminhar;
Clique em Encaminhar;

Ao ser encaminhada, o sistema agrega ao nº da PCDP uma identificação(-1C, -2C, -3C, etc.) referente a complementação e encaminha ao Representante Administrativo; 

Módulo Solicitação / Passagem / Reserva Passagem
 (Disponível para o perfil de Representante Administrativo)

ETAPA REPRESENTANTE ADMINISTRATIVO

Posicione o mouse em Solicitação > Passagem
Clicar em Reserva Passagem;

Observe que o sistema mostra uma tela com o(s) trecho(s) alterado(s) pelo Solicitante.

Clicar na bolinha correspondente ao trecho a ser alterado;

Caso a nova reserva seja na mesma Cia Aérea clique em Remarcar. Se a nova reserva for de outra Cia Aérea, clique em Solicitar Bilhete.

Remarcar: (caso a alteração seja na mesma Cia aérea do bilhete original)

Alterar os dados:

O sistema abre a tela para alterações (data/hora, valor tarifa, taxa de embarque, nº vôo, taxa de serviço que corresponde ao valor da multa de remarcação.

No campo Tarifa Praticada, substituir o mesmo pelo valor do bilhete remarcado, (tarifa remarcação).

No campo Taxa de Serviço informar o valor da multa cobrada pela Cia Aérea.

Observe que o sistema calcula o valor da diferença entre o bilhete anterior e o bilhete remarcado e acrescenta o valor das taxas.

Clicar em Incluir Reserva;
Reserva alterada com sucesso
Clicar OK;
Selecionar Agência de Viagem;
Clique em Encaminhar;
Solicitação enviada para aprovação
Clicar OK;

Solicitar Bilhete: (caso a Cia aérea seja diferente do bilhete original)

Clicar na bolinha correspondente ao trecho a ser alterado;
Clique Solicitar Bilhete;

Alterar os dados:
O sistema abre a tela para alterações (data/hora, nº vôo, código reserva, Cia aérea, valor tarifa praticada, valor menor tarifa, valor maior tarifa, taxa de embarque).
                      Deverá ser anexado a nova cotação.

Clicar Incluir Reserva;
Reserva alterada com sucesso;
Clicar OK;
Selecionar Agência de Viagem;
Clicar Encaminhar;
Solicitação enviada para aprovação;
Clicar OK.

Como alterar bilhetes, ida e volta, de uma companhia para outra?

Como devo proceder quando o passageiro tem um bilhete de ida e volta com a mesma Cia Aérea (ex: GOL) e deseja mudar a ida para outra Cia Aérea (ex. TAM)?

O Solicitante deverá Posicionar o mouse em Viagem  clicar em Prorroga/Complementa,
 
O sistema abre uma tela com a lista de propostas disponíveis para Prorrogação/Complementação.

Clique na PCDP a ser prorrogada/Complementada;

O sistema mostra a PCDP com os dados do proposto, roteiros e complemento da viagem.

Clique Roteiros;

Observe que os trechos da viagem estão disponíveis para qualquer ajuste que for necessário.

Clique no trecho de ida a ser alterado; mudar a Data/Horário do Início da Permanência

Clique em Salvar;

Trecho alterado com sucesso;

Clique em OK;

Clique no trecho de volta a ser alterado; mudar a Data/Horário do Início da Permanência

Clicar na aba Complemento; 

Digitar a justificativa para complementação da viagem;

Clique em Salvar;

Clique em Encaminhar;

Clique em Encaminhar;

Ao ser encaminhada, o sistema agrega ao nº da PCDP uma identificação(-1C, -2C, -3C, etc.) referente a complementação e encaminha ao Representante Administrativo;

O Representante Administrativo clicar na bolinha correspondente ao trecho de ida a ser alterado;
Clique Solicitar Bilhete;

Alterar os dados:

O sistema abre a tela para alterações (data/hora, nº vôo, código reserva, Cia aérea, valor tarifa praticada, valor menor tarifa, valor maior tarifa, taxa de embarque).
                     

Deverá ser anexado a nova cotação.

Clicar Incluir Reserva;

Reserva alterada com sucesso;

Clicar OK;

Repetir esta operação no trecho de volta, depois:

Selecionar Agência de Viagem;

Clicar Encaminhar;

Clicar OK;

OBS: Torna-se necessário estes procedimentos, pois é regra da Cia Aérea se não utilizar a ida a volta é cancelada automaticamente, por este motivo é imprescindível solicitar bilhete para ida e para volta.