Cogead

Coordenação – Geral de Administração

Sumário 

1 Identificação

2 Elementos do processo

2.1 Itens do fluxograma

2.1.1  Recibo de Entrega e Documento

2.1.2  Analisar documento

2.1.3  Desvio exclusivo

2.1.4  Devolver documento (Com divergência)

2.1.5  Processo Finalizado

2.1.6  Desvio paralelo (Sem divergência)

2.1.7  Atualizar movimentação

2.1.8  Preservar documentos

2.1.9  Separar documentos

2.1.10  Documento arquivado

2.2 Atores

2.3 Áreas de Interação

2.3.1 Seção de Arquivo e Microfilmagem - Sam

2.3.2 Requisitante

3 Registros

4 Anexos

1 Identificação

Processo:

Gerenciar Documentos Administrativos.

Subprocesso:

Arquivar Documentos.

Responsáveis:

Seção de Arquivo e Microfilmagem - Sam.

Clientes:

Requisitante/áreas Cogead.

Regras do negócio:

POP 020001230/001 - Procedimento Operacional Padrão para Arquivamento e Desarquivamento de Processo Administrativo Físico, revisão: atualizada; disponível em : http://www.dirad.fiocruz.br/?q=content/procedimento-operacional-padr%C3%A3o-pop;

Portaria Interministerial MJ/MP 1677, de 07 de outubro de 2015 - Ministério da Justiça, Governo Federal; disponível em: http://conarq.arquivonacional.gov.br/conarq/legislacao/portarias-federais/401-portaria-interministerial-mj-mp-n-1-677,-de-7-de-outubro-de-2015.html;

Decreto nº 8539/2015 - Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional; Disponível em: http://www.planalto.gov.br.

2 Elementos do processo

2.1 Itens do fluxograma

2.1.1  Recibo de Entrega e Documento

Inicia com o “Recibo de Entrega” do processo acompanhando os documentos físicos que serão arquivados.

Entrada: Recibo de Entrega e Documento.

2.1.2  Analisar Documento

A análise é feita pela conferência do despacho, assinatura, numeração de páginas, carimbo, Termo de encerramento de trâmite de processo físico para os processos que tramitaram para o SEI e outros.

2.1.3  Desvio Exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Documento - Sem divergência e Com divergência.

2.1.4  Devolver Documento (Com divergência)

O documento com divergência é devolvido à Unidade.

2.1.5  Processo Finalizado

O documento com divergência não prossegue. As pendências são identificadas e os documentos são devolvidos ao usuário para ajustes.

2.1.6  Desvio Paralelo (Sem divergência)

Corresponde a duas ações que são executadas simultaneamente: Atualizar movimentação e Preservar documentos.

2.1.7  Atualizar Movimentação

O documento físico é recebido e encaminhado para “Preservar Documentos”. Ao mesmo tempo é feita a movimentação no Sistema SGA através do “Recibo de Entrega de Processo”.

Nota: O Recibo de Entrega de Processo administrativo é emitido em duas vias pelo requisitante: após o recebimento do processo administrativo, uma via é devolvida ao usuário; a outra é utilizada para o registro no SGA. Após realizada a ação no SGA, é descartada.

Saída: Recibo de Entrega de Processo

2.1.8  Preservar Documentos

Subprocesso – Preservar Documentos: O documento físico é entregue à Equipe de Preservação para realização das intervenções necessárias.

2.1.9  Separar Documentos

Após a atualização no Sistema SGA pelo processo “Arquivar Documentos” e; após a liberação do processo “Preservar Documentos”, o documento físico é separado para arquivamento.

2.1.10  Documento Arquivado

O processo é finalizado quando o documento físico é arquivado em caixa de arquivo.

2.2 Atores

• Equipe de Atendimento e colaboradores capacitados - Seção de Arquivo e Microfilmagem-Sam.  

2.3 Áreas de Interação

2.3.1 Seção de Arquivo e Microfilmagem - Sam

Responsável por realizar a conferência e arquivamento.

2.3.2 Requisitante

Responsável pela solicitação de arquivamento e fornecimento das informações pertinentes.

3 Registros

Não aplicável.

4 Anexos

Anexo I –  Fluxograma do Processo Arquivar Documentos.

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Documento assinado eletronicamente por JAQUELINE MACHADO RIBEIRO, Prestadora de Serviço, CPF: 106.312.777-73, em 19/07/2023, às 11:29, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por MARCOS PAULO TIAGO DA SILVA, Prestador de Serviço, CPF: 078.786.627-03, em 19/07/2023, às 13:54, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por ROBERTO SOARES MOREIRA, Prestador de Serviço, CPF: 104.667.527-33, em 19/07/2023, às 14:37, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por VALDEMIR FLORÊNCIO LOPES, Chefe da Seção da Arquivo e Microfilmagem, em 19/07/2023, às 14:47, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 19/07/2023, às 17:43, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 2755656 e o código CRC 2F4F4A12.

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