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Coordenação – Geral de Administração

 Sumário

1 Identificação

2 Elementos do processo

2.1 Itens do fluxograma

2.1.1  Documentos, processos ou correspondências

2.1.2  Identificar tipo de correspondência

2.1.3  Desvio exclusivo

2.1.4  Distribuir documentos nos escaninhos

2.1.5  Expedir Malotes

2.1.6  Malote retirado pelos Correios

2.1.7  Registrar  tipo de documento

2.1.8  Realizar Expedição Cartas, Cartas Registradas, SEDEX e E M S

2.1.9  Correspondências enviadas aos Correios

2.1.10  Distribuir documentos nos escaninhos

2.1.11  Desvio exclusivo

2.1.12  Entregar aos destinatários

2.1.13  Correspondência entregue

2.1.14  Entregar no balcão

2.2 Atores

2.3 Áreas de Interação

2.3.1 Unidades Centralizadas

2.3.2 Correios

3 Registros

4 Anexos

1      Identificação 

Processo:

Gerenciar Documentos Administrativos;

Subprocesso:

Receber Correspondências – Balcão;

Responsáveis:

Correios - Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos;

SEEXP - Seção de Expedição.

Clientes:

Unidades Centralizadas.

Regras do negócio:

www.correios.com.br;

Portaria 25/2015-DIRAD de 03 de julho de 2015.

2      Elementos do processo

2.1     Itens do fluxograma

2.1.1  Documentos, processos ou correspondências

O processo inicia-se com o recebimento de correspondências, documentos e processos no balcão.

Entrada: Documentos, processos ou correspondências.

2.1.2  Identificar tipo de correspondência

O Assistente de Expedição deve identificar o tipo e destino de cada correspondência e processos.

Nota 1: A Expedição não armazena materiais perecíveis.

Nota 2: Quando o material de amostra da unidade INCQS chega na Seção, o Assistente de Expedição entra em contato com a unidade para retirada do material de forma imediata.

2.1.3  Desvio exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão. As demandas recebidas podem ser dos seguintes tipos: Correspondências, processos, e documentos interno – Rio de janeiro ou processos e documentos das Regionais.

2.1.4  Distribuir documentos nos escaninhos

O Assistente de Expedição deve distribuir os documentos nos escaninhos referentes ao seu destino.

2.1.5  Expedir Malotes

Subprocesso da Seção de Expedição

Entrada: Correspondências Recebidas.

2.1.6  Malote retirado pelos Correios

O processo finaliza-se com a retirada do malote pelo Correios.

2.1.7  Registrar  tipo de documento

O Assistente de Expedição deve registrar o quantitativo dos tipos de correspondências em um formulário de controle de balcão. Posteriormente, os dados serão inseridos no sistema SGA Expedição.

Após a inserção dos dados no SGA Expedição, que é realizado ao final de cada dia, o formulário de controle de balcão é descartado.

2.1.8  Realizar Expedição Cartas, Cartas Registradas, SEDEX e E M S

Subprocesso da Seção de Expedição

Entrada: Correspondência.

2.1.9  Correspondências enviadas aos Correios

O processo finaliza-se com as correspondências enviadas aos Correios.

2.1.10  Distribuir documentos nos escaninhos

O Assistente de Expedição deve distribuir nos escaninhos as correspondências de acordo com as Unidades Fiocruz.

2.1.11  Desvio exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão. Unidades centralizadas ou Unidades descentralizadas.

2.1.12  Entregar aos destinatários

O Assistente de Expedição deve realizar a distribuição diretamente aos destinatários e solicitar a assinatura da Guia de Correspondências Recebidas.

2.1.13  Correspondência entregue

O processo finaliza-se com a entrega das correspondências aos destinatários.

2.1.14  Entregar no balcão

O Assistente de Expedição deve entregar no balcão as correspondências para as Unidades Descentralizadas retiradas pela Expedição das próprias Unidades.

A Guia de Controle deve ser assinada sempre que for solicitada, no ato da retirada do documento processo.

Saída: Documentos entregues

2.2     Atores

• Assistente de Expedição - Seção de Expedição - Seexp.

2.3     Áreas de Interação

2.3.1 Unidades Centralizadas

As Unidades Centralizadas devem receber os documentos e assinar a Guia de Correspondências Expedidas.

2.3.2 Correios

Os Correios devem entregar os malotes das Unidades Regionais para Seção de Expedição até às 17 horas.

Saída: Documentos, processos e correspondências.

3 Registros

                                                                                                                                                 Tabela I – Registros

4 Anexos

Anexo I – Fluxograma Receber Correspondências - Balcão.

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Documento assinado eletronicamente por JAQUELINE MACHADO RIBEIRO, Prestadora de Serviço, CPF: 106.312.777-73, em 31/08/2023, às 08:23, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por FABIO BASTOS SOARES, Prestador(a) de Serviços, em 31/08/2023, às 21:29, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por ROBERTO GOMES MOREIRA, Chefe da Seção da Expedição, em 01/09/2023, às 11:29, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 04/09/2023, às 11:11, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 3081114 e o código CRC 36E27A4D.

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