Cogead

Coordenação – Geral de Administração

 Sumário

1 Identificação

2 Elementos do processo

2.1 Itens do fluxograma

2.1.1 Demanda interna

2.1.2 Identificar conjunto documental

2.1.3 Separar documentos

2.1.4 Desvio exclusivo

2.1.5 Guardar documentos - Documento: Original

2.1.6  Eliminar documentos - Documento: Cópia

2.1.7  Processo finalizado

2.2 Atores

2.3 Áreas de Interação

2.3.1 Seção de Arquivo e Microfilmagem - Sam

3 Registros

4 Anexos

1 Identificação

Processo:

Gerenciar Documentos Administrativos;

Subprocesso:

Ordenar Documentos;

Responsáveis:

Seção de Arquivo e Microfilmagem - SAM;

Clientes:

Unidade Fiocruz;

Regras do negócio:

ARQUIVO Nacional. Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativo às atividades meio do Poder Executivo Federal. Aprovado pela Portaria nº 47 de 14/02/2020 do Arquivo Nacional. https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/portarias-federais/portaria-no-47-de-14-de-fevereiro-de-2020;

FUNDAÇÃO Oswaldo Cruz. Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às Atividades Finalísticas da Fundação Oswaldo Cruz. Aprovado pela Portaria nº 328 de 08/11/2018 do Arquivo Nacional. Publicada no Diário Oficial da União, Seção 1, nº 217 de 12 de novembro de 2018;

ARQUIVO Nacional. Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014. Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR. https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/resolucoes-do-conarq/resolucao-no-40-de-9-de-dezembro-de-2014-alterada;

ARQUIVO Nacional. Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. Resolução nº 44, de 14 de fevereiro de 2020. Dá nova redação aos artigos 1º, 2º e 3º e respectivos anexos 1, 2 e 3 da Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014. https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/resolucoes-do-conarq/resolucao-no-44-de-14-de-fevereiro-de-2020.

2 Elementos do processo

2.1 Itens do fluxograma

2.1.1  Demanda interna

O processo é iniciado através de planejamento interno, definido pelo gestor, que indica qual fundo documental será ordenado.

2.1.2  Identificar conjunto documental

A Equipe de ordenação localiza na estante o conjunto documental e realiza a ordenação conforme orientações de normas arquivísticas e controle interno da documentação.

Essa ação é realizada com o uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPI), que são: Máscara, luva látex, avental de material TNT ou similar e óculos de proteção.

2.1.3  Separar documentos

Os documentos são retirados das caixas e separados de acordo com o tipo.

Essa ação é realizada com o uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPI), que são: Máscara, luva látex, avental de material TNT ou similar e óculos de proteção.

2.1.4  Desvio exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão - Documento: Original ou Cópia.

2.1.5  Guardar documentos - Documento: Original

A guarda dos documentos será por ordem cronológica (ano) e código de classificação.

Os documentos permanentes serão acondicionados em caixas de arquivo e transferidas para o Arquivo Permanente da Fiocruz.

Os documentos que possuem prazos de guarda, serão acondicionados em caixas de arquivo e permanecem arquivados no Arquivo Intermediário da Fiocruz.

Essa ação é realizada com o uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPI), que são: Máscara, luva látex, avental de material TNT ou similar e óculos de proteção.

2.1.6  Eliminar documentos - Documento: Cópia

As cópias de documentos separados serão fragmentados.

2.1.7  Processo finalizado

O processo é finalizado após a guarda ou fragmentação das cópias.

2.2     Atores

• Equipe de Ordenação e colaboradores capacitados - Seção de Arquivo e Microfilmagem-Sam.

2.3     Áreas de Interação

2.3.1 Seção de Arquivo e Microfilmagem - Sam

Responsável por realizar a identificação da ação necessária para a ordenação de documentos.

3 Registros

Não aplicável.

4 Anexos

Anexo I – Fluxograma Ordenar Documentos.

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Documento assinado eletronicamente por JAQUELINE MACHADO RIBEIRO, Prestadora de Serviço, CPF: 106.312.777-73, em 21/05/2024, às 09:55, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por Aline Ribeiro de Oliveira, Prestador(a) de Serviço, em 22/05/2024, às 10:50, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por Simone Martins Oliveira, Prestadora de Serviço, CPF: 025.337.477-42, em 22/05/2024, às 10:50, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por VALDEMIR FLORÊNCIO LOPES, Chefe da Seção da Arquivo e Microfilmagem, em 22/05/2024, às 16:47, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 24/05/2024, às 12:41, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 3807615 e o código CRC B58DF20F.

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