Cogead

Coordenação – Geral de Administração

Sumário

1             Objetivo             

2             Documentos de referência        

3             Documentos complementares

4             Campo de aplicação       

5             Sigla e definições            

6             Responsabilidades         

7             Descrição           

7.1          Premissas          

7.2          Atividades de uma Auditoria Interna do Sistema de Gestão da Cogead  

7.2.1      Planejamento da Auditoria Interna

7.2.2      Preparação para Auditoria Interna

7.2.3      Realização da Auditoria Interna

7.2.3.1   Reunião de abertura

7.2.3.2   Execução da Auditoria Interna

7.2.3.3   Comunicação durante a Auditoria

7.2.3.4    Reunião de encerramento

7.2.4       Relatório da Auditoria

7.2.5       Tratando os Resultados da Auditoria Interna

7.3          Equipe de Auditores Internos da Cogead

7.3.1       Competência dos Auditores      

7.3.2       Desenvolvimento e Avaliação de Auditores        

8             Registros            

9             Anexos

1 Objetivo

Definir as responsabilidades e os requisitos para planejar e executar as Auditorias Internas do Sistema de Gestão da Coordenação Geral de Administração - Cogead, bem como para relatar os respectivos resultados e manter os registros apropriados.

2 Documentos de referência

NBR ISO 19011:2018 - Diretrizes para auditoria de sistemas de gestão.

3 Documentos complementares

PG 020001420/002 - Tratamento de Anomalias.

4 Campo de aplicação

Este procedimento aplica-se a todas as áreas da Coordenação Geral de Administração Cogead.

5 Siglas e definições

COGEAD - Coordenação Geral de Administração;

SGQ - Sistema de Gestão da Qualidade;

Degias - Departamento de Gestão da Informação e Assessoria;

Cliente de auditoria - Organização ou pessoa que solicita uma auditoria;

Constatações de auditoria - Resultados da avaliação da evidência de auditoria coletada, comparada com os critérios de auditoria;

Critérios de auditoria - Conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos usados como uma referência na qual a evidência de auditoria é comparada.

Os demais termos e definições relacionados ao Sistema de Gestão da Qualidade estão disponíveis no Glossário de Termos de Gestão, Intranet > Cogead > Qualidade > aba Glossário de Gestão.

6 Autoridades e responsabilidades

Cogead - Compete à Coordenação, assegurar a efetiva implementação e manutenção do Sistema de Gestão da Qualidade, bem como, a promoção da conscientização sobre os requisitos do cliente em toda Cogead.

Degias/Agequali - Orientar o planejamento e execução de Auditorias Internas do Sistema de Gestão da Cogead; reportar à Coordenação, o desempenho do Sistema de Gestão da Cogead.

7 Descrição

7.1          Premissas      

As Auditorias Internas do Sistema de Gestão da Cogead são baseadas nos seguintes princípios:

• Conduta ética por parte dos auditores internos;

• Reporte fiel do verificado na auditoria;

• Cuidado profissional com as atividades da auditoria;

• Independência da atividade auditada;

• Discrição no uso e proteção das informações obtidas na auditoria;

• Abordagem baseada em evidências.

Os recursos alocados em termos de pessoas e tempo, são definidos com base na importância dos processos e atividades auditadas, levando em consideração a situação em que se encontram.

As Auditorias Internas do Sistema de Gestão da Cogead são planejadas anualmente, assegurando a identificação dos problemas nos processos, minimizando assim os efeitos sobre a qualidade dos serviços prestados aos clientes.

7.2          Atividades de uma Auditoria Interna do Sistema de Gestão da Cogead  

7.2.1      Planejamento da Auditoria Interna

Deve ser elaborado um Plano de Auditoria Interna do Sistema de Gestão da Cogead, conforme Anexo I - Modelo Plano de Auditoria, com base nos resultados de auditorias anteriores, se aplicável, a avaliação do processo de auditoria, a situação e a importância dos processos a serem auditados, alocando-se mais recursos aos processos mais complexos ou historicamente mais vulneráveis.

O Plano de Auditoria Interna do Sistema de Gestão da Cogead deve ser elaborado pelo auditor líder, e deve ser aprovado pelo Chefe do Degias, cabendo ao Degias/Agequali a divulgação para todos os gestores envolvidos para que estes se programem.

Antes do período de auditoria é de responsabilidade da equipe de auditoria levantar e analisar uma amostra de registros referentes aos processos de cada departamento.

Cabe ao Degias/Agequali definir a sua equipe de auditores para as Auditorias Internas do Sistema de Gestão da Cogead, usando como critérios o escopo da auditoria, o conhecimento em gestão e técnico, a experiência na área a ser auditada e a experiência como auditor, conforme tabela de requisitos, item 7.3.1.

Após a definição dos auditores e aprovações de suas participações pelos seus respectivos gestores, o Degias/Agequali deve realizar o evento de nivelamento de toda a equipe auditora com o intuito de se buscar uma maior uniformidade de conhecimentos e atitudes.

Como boa prática, os gestores podem manifestar ao Degias/Agequali o desejo de uma avaliação mais detalhada em determinados processos ou atividades durante o planejamento da auditoria.

Da mesma forma, recomenda-se a presença de um guia na auditoria, o qual não deve influenciar ou interferir na realização da auditoria, a menos que seja por solicitação do auditor.

7.2.2      Preparação para Auditoria Interna

Com base no Plano de Auditoria, cada auditor deve providenciar, se necessário for, deslocamentos.

Cabe a equipe de Auditoria do Degias/Agequali enviar um comunicado ou e-mail solicitando, aos gestores que serão auditados, todos os recursos necessários para a realização da auditoria, tais como: sala de apoio para a equipe, local para a realização das reuniões de abertura e de encerramento, assim como qualquer outra necessidade que seja apontada.

A equipe é orientada, no período que antecede a auditoria, a analisar a documentação necessária, como por exemplo:

• relatórios de auditorias anteriores, se aplicável;

• procedimentos relativos aos processos que serão auditados e outros documentos de referência;

• registros da execução dos processos acessíveis remotamente.

Nessa análise de procedimentos e registros podem ser identificados pontos de atenção a serem investigados durante a auditoria, mas que não devem ser caracterizados previamente como não-conformidades ou observações, até a realização e evidência dessas anotações na própria auditoria.

A critério do auditor líder da equipe de auditoria podem ser elaboradas previamente listas de verificação, as quais podem servir como guias para investigação e anotações dos auditores durante a auditoria.

7.2.3      Realização da Auditoria Interna

7.2.3.1  Reunião de abertura

A reunião de abertura da Auditoria Interna do Sistema de Gestão é realizada pelo Auditor Líder ou pela Alta Direção na Reunião do Conselho Deliberativo (CD) ou no Conselho de Orientação (CO) onde são apresentados o escopo e a agenda para os gestores.

De forma semelhante, recomendamos que as equipes da auditoria interna, realizem reuniões de abertura com as áreas auditadas usando como referência a lista de tópicos definida no Anexo II - Modelo de Reunião de Abertura.

7.2.3.2  Execução da Auditoria Interna

A equipe de auditoria deve realizar entrevistas, efetuar avaliação de registros e observar as atividades em execução, levantando evidências que comprovem a conformidade do sistema de gestão estabelecido com a prática executada.

Ao fazer uma constatação o auditor deve esclarecê-la com o auditado para confirmá-la e evitar dúvidas posteriores, e então, registrá-la como não-conformidade (NC), observação (OBS), e oportunidade de melhoria (OM), de forma completa (onde foi observada a constatação, o local físico, sistema de informação, equipe e o nome da pessoa entrevistada, etc.) para facilitar a redação posterior do relatório de auditoria. O tratamento das constatações deverá se dar conforme o procedimento PG 020001420/002 – Tratamento de Anomalias.

• Não-conformidade - situação caracterizada pelo não atendimento a um requisito de procedimento, norma, sistema de gestão, do cliente ou legal. As evidências devem ser registradas.

• Observação - situação que atende ao requisito, mas que apresenta tendência de se tornar uma não-conformidade se não for tratada.

• Oportunidade de melhoria - situação que atende ao requisito, mas que apresenta possibilidade de aprimoramento.

A equipe de auditoria deve verificar a eficácia do tratamento das não conformidades e observações identificadas em auditorias anteriores, conforme PG 020001420/002 - Tratamento de Anomalias.

7.2.3.3   Comunicação durante a Auditoria

O líder da equipe de auditoria deve reservar um horário para consolidar com a equipe de auditoria, as constatações encontradas. Após esta consolidação, ao final de cada dia, o líder da equipe ou um membro da equipe de auditoria por ele designado, apresenta as constatações às respectivas áreas auditadas para esclarecimentos e validação. Sempre que, após argumentação das partes, não houver acordo sobre algum resultado, o Degias/Agequali deve ser consultada para solicitar uma decisão da Alta Direção.

7.2.3.4  Reunião de encerramento

A reunião de encerramento da Auditoria Interna do Sistema de Gestão é realizada pelo Auditor Líder ou pela Alta Direção na Reunião do Conselho Deliberativo (CD) ou na Reunião do Conselho de Orientação (CO), onde são apresentadas as constatações identificadas no período da auditoria.

De forma semelhante, recomendamos que as equipes da auditoria interna, realizem reuniões de encerramento com as áreas auditadas usando como referência a lista de tópicos definida no Anexo III - Modelo de Reunião de Encerramento.

7.2.4  Relatório da Auditoria

O Degias/Agequali deve emitir o Relatório da Auditoria, onde deve relatar suas conclusões e registrar as constatações identificadas, descrevendo as não-conformidades (NC), observações (OBS) e oportunidades de melhoria (OM). Para o registro das constatações deve ser adotado arquivo padrão, conforme Anexo IV - Modelo de Relatório de Auditoria Interna.

Ao término da auditoria, o auditor líder deve coordenar a consolidação dos relatórios devendo constar no relatório final sua avaliação sobre a condição da implementação do Sistema de Gestão na área avaliada. Uma vez finalizado o relatório submetê-lo à apreciação do Degias/Agequali, por meio do endereço qualidade.cogead@fiocruz.br.

O relatório de Auditoria Interna do Sistema de Gestão da Cogead deve ser apresentado à Alta Direção da Cogead pelo Degias/Agequali e, posteriormente, deve ser encaminhado para os gestores auditados para que eles tomem as providências cabíveis.

Cabe ao Degias/Agequali arquivar o Relatório de Auditorias Internas do Sistema de Gestão da Cogead. No caso de auditorias locais, o arquivamento é de responsabilidade da área.

Como boa prática, o relatório de Auditoria Local/Diagnóstico Interno deve ser elaborado de acordo com Anexo IV - Modelo de Relatório de Auditoria Interna.

7.2.5 Tratando os Resultados da Auditoria Interna

Com base no relatório da Auditoria Interna do Sistema de Gestão da Cogead, o Degias/ Agequali deve garantir:

• Cadastro e apoio no tratamento das não conformidades e observações da Auditoria Interna do Sistema de Gestão da Cogead por meio do módulo Ocorrências, software 8QUALI, conforme o procedimento PG 020001420/002 – Tratamento de Anomalias;

• Apoio no tratamento das oportunidades de melhoria, quando solicitado pelas áreas auditadas, por meio do módulo de Ocorrências, software 8QUALI, conforme o procedimento PG 020001420/002 – Tratamento de Anomalias;

Cabe às áreas auditadas:

• definir ação de correção, conforme o procedimento PG 020001420/002 - Tratamento de Anomalias;

• concluir o registro da anomalia no módulo de Ocorrências, Sistema 8QUALI;

• analisar e definir a abrangência do tratamento, ou seja, avaliar se a constatação identificada na auditoria pode existir em outras áreas desde que sejam do departamento, para que o tratamento se aplique também a elas;

• analisar a possibilidade de implementação de oportunidade de melhoria apontada na auditoria. O registro do tratamento pode ser feito por meio do módulo Ocorrências, Sistema 8QUALI, conforme PG 020001420/002 – Tratamento de Anomalias.

Todo o tratamento das constatações da Auditoria Interna do Sistema de Gestão da Cogead é realizado, conforme PG 020001420/002 - Tratamento de Anomalias.

Qualquer alteração na descrição da anomalia é de responsabilidade da Degias/Agequali, sendo vetada a mesma pela área auditada. Caso seja necessário a alteração deste campo, a área auditada deverá solicitar ao Degias/Agequali, através do endereço qualidade.cogead@fiocruz.br.

7.3          Equipe de Auditores Internos da Cogead

7.3.1      Competência dos Auditores    

Os auditores da Cogead devem ser competentes em auditoria com base em conhecimentos adquiridos com cursos, certificações, realização de auditorias e contato com os processos a serem auditados. Para avaliar as competências dos auditores, a Degias/Agequali mantém um controle da qualificação dos auditores usando como base no Anexo V - Ficha de Cadastro do Auditor e as qualificações abaixo:

• Dados para sua identificação;

• Experiência profissional, incluindo área de qualidade;

• Conhecimentos na área administrativa;

• Informações sobre certificações e registros de auditor que possui;

• Registro de auditorias das quais participou como auditor;

• Anotações de avaliações recebidas.

O servidor ou terceirizado, para ser caracterizado como auditor, deve atender aos requisitos estabelecidos na tabela de competências dos auditores do Sistema de Gestão da Cogead, vide abaixo:

Tabela 1 - Competências dos Auditores

A realização do Curso de Auditor Líder substitui a necessidade dos cursos de Auditor Interno e de Interpretação da Norma usada como critério da auditoria.

Caso o curso de Auditor Interno ou Auditor Líder seja referente à versão não atualizada da Norma, se torna obrigatório o treinamento de Interpretação da Norma vigente para auditores de todos os perfis.

Se necessário, o auditor líder poderá acumular o papel de líder de equipe, assim como o líder de equipe poderá exercer o papel de auditor interno.

A experiência em auditorias exigida no quadro acima pode ser adquirida com a participação

participação do auditor na condição de Auditor em Treinamento.

O auditor em treinamento poderá auditar sob a supervisão do líder de equipe ou do auditor interno.

Recomenda-se que os auditores tenham os seguintes atributos pessoais:

• Estar disposto a aceitar ideias novas ou pontos de vista alternativos;

• Ser diplomático e ter tato para lidar com pessoas;

• Ter boa expressão verbal e escrita, dominando bem as regras básicas da gramática;

• Ser observador e ter rapidez de raciocínio;

• Ser versátil, adaptando-se prontamente a situações novas;

• Ser imparcial;

• Ser persistente e ter foco em alcançar objetivos estabelecidos;

• Ter boa capacidade lógica e analítica;

• Estar disposto a trabalhar em condições nem sempre ideais;

• Ter capacidade de trabalhar em grupo, sem gerar conflitos.

7.3.2      Desenvolvimento e Avaliação de Auditores 

O Degias/Agequali deve coordenar a avaliação de todos os auditores que participaram da Auditoria Interna do Sistema de Gestão da Cogead por meio da Ficha de Avaliação de Desempenho do Auditor, conforme Anexo VI. O auditor líder é responsável por avaliar os líderes de equipes e os líderes de equipes serão responsáveis por avaliar o auditor interno e em treinamento.

Esta avaliação é utilizada para o planejamento da equipe auditora e do conteúdo do evento de nivelamento dos auditores para o próximo ciclo. No caso de auditorias internas locais, a avaliação é opcional.

8 Registros

Tabela 2 - Registros

9 Anexos

Anexo I - Modelo de Plano de Auditoria

Anexo II - Lista de Tópicos para Reunião de Abertura

Anexo III - Lista de Tópicos para Reunião de Encerramento

Anexo IV - Modelo de Relatório de Auditoria

Anexo V - Modelo da Ficha de Cadastro do Auditor

Anexo VI - Modelo da Ficha de Avaliação de Desempenho do Auditor

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Documento assinado eletronicamente por JAQUELINE MACHADO RIBEIRO, Prestadora de Serviço, CPF: 106.312.777-73, em 10/06/2024, às 09:40, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por MARIA DE FATIMA ALVES ARRAES, Prestador(a) de Serviço, CPF: 026.234.957-42., em 10/06/2024, às 10:23, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por MARCELO ENNES DE SOUZA, Chefe Substituto(ª) do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 10/06/2024, às 14:46, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 10/06/2024, às 15:37, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 3864314 e o código CRC FC96D06C.

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