Cogead

Coordenação – Geral de Administração

 Sumário

1 Identificação

2 Elementos do processo

2.1 Itens do fluxograma

2.1.1  Formulário para Juntada

2.1.2  Verificar anexação

2.1.3  Desvio Exclusivo

2.1.4  Realizar anexação no sistema

2.1.5  Orientar usuário

2.1.6  Arquivar formulário

2.1.7  Processo Finalizado

2.2 Atores

2.3 Áreas de Interação

2.3.1 Requisitante

2.3.2 Seção de Protocolo

3 Registros

4 Anexos

1      Identificação

Processo:

Gerenciar Documentos Administrativos;

Subprocesso:

Anexar Processos;

Responsáveis:

Seprot – Seção de protocolo; 

Clientes:

Requisitante;

Regras do negócio:

Manual de normas e procedimentos para o gerenciamento de processos;

Portaria Interministerial Nº 1.677, de 07 de outubro de 2015.

2      Elementos do processo

2.1     Itens do fluxograma

2.1.1  Formulário para Juntada

O processo se inicia quando o colaborador do protocolo recebe a solicitação de anexação juntamente com o formulário para juntada de processos - anexação/apensações.

Nota 1:

São permitidas anexações no caso de processos com as mesmas características. O processo mais recente (secundário) é o que deve ser anexado ao antigo (primário), este obrigatoriamente deverá ser o processo principal.

Entrada: Formulário para juntada de processo.

2.1.2  Verificar anexação

Ao verificar o pedido de anexação realizada pelo usuário, o colaborador do protocolo deve observar se o Termo de Juntada por anexação – Anexo I consta como última folha do processo primário e se este está numerado. A capa do processo secundário não pode mais ser numerada e sim dobrada, deste modo, a renumeração deve ser feita a partir da primeira folha do processo secundário. Já no campo de observação da capa do processo primário deve constar os números dos processos anexados a ele. 

É imprescindível, após a juntada física do processo, tanto por anexação quanto por apensação, que os usuários das Unidades centralizadas enviem o Formulário para Juntada de Processos: Anexação/Apensação – Anexo II devidamente preenchido à seção de protocolo para os devidos registros.

Os anexos estão disponíveis também no seguinte caminho: Site Cogead > SGA Web > sistema de Informação > Formulários / Manuais.

2.1.3  Desvio Exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Documentação correta? - Sim, Não.

2.1.4  Realizar anexação no sistema

Se a anexação realizada pelo usuário estiver correta, o colaborador do protocolo deve registrar os processos que serão anexados no sistema SGA, e os processos passarão a ser movimentados pela numeração do processo primário.

No sistema deve constar nos números dos processos, tanto primário quanto secundário e os motivos das anexações.

2.1.5  Orientar usuário

No caso de os processos não estarem em conformidade para realizarem a anexação o colaborador do protocolo deve orientar o usuário a ajustá-lo antes de prosseguir.

Nota 1:

Orientação pode ser feita presencialmente, ligação telefônica, e-mail e ferramenta Teams.

2.1.6  Arquivar formulário

Após realizar a anexação no sistema, o colaborador do protocolo retém o Formulário para juntada de Processos e mantém arquivado no setor por 3 (três) anos. E entrega o processo anexado ao requisitante.

Saída: Processos anexados.

2.1.7  Processo Finalizado

O processo é finalizado após o registro no sistema por parte do protocolo e a retenção do Formulário para Juntada de Processos pelo colaborador da área.

2.2     Atores

• Colaborador do Protocolo - Seção de Protocolo - Seprot.

2.3     Áreas de Interação

2.3.1 Requisitante

Unidade/Colaborador responsável solicitar orientações ao protocolo, preencher formulário para juntada de processos, elaborar termo de juntada por anexação – este deve estar assinado pelo servidor responsável da área e encaminhá-lo a seção de protocolo.

2.3.2 Seção de Protocolo

Área responsável por orientar, analisar e anexar os Processos.

3 Registros

    Tabela I – Registros

4 Anexos

Anexo I - Termo de Juntada por Anexação;

Anexo II - Formulário para Juntada de Processos: Anexação / Apensação;

Anexo III - Fluxograma do Processo.

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Documento assinado eletronicamente por RAFAEL DA SILVA BARROS, Prestador(a) de Serviço, em 01/07/2024, às 14:08, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 01/07/2024, às 16:10, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 3785510 e o código CRC 41179503.

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