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Coordenação – Geral de Administração

Sumário 

1 Identificação

2 Elementos do processo

2.1 Itens do fluxograma

2.1.1  Requisição

2.1.2  Verificar requisições no Sistema

2.1.3  Analisar requisições

2.1.4  Desvio Exclusivo

2.1.5  Fazer Alterações

2.1.6  Analisar tipo de requisição

2.1.7  Desvio Exclusivo

2.1.8  Aguardar requisitante retirar o material em até 48h

2.1.9  Desvio Exclusivo

2.1.10  Cancelar no Sistema SGA o pedido

2.1.11  Requisição Cancelada

2.1.12  Gerar Romaneio de saída e separação

2.1.13  Separar materiais de acordo com romaneio de saída

2.1.14  Realizar separação por pedido

2.1.15  Realizar conferência cega

2.1.16  Desvio Exclusivo

2.1.17  Efetuar acerto

2.1.18  Imprimir Nota de Fornecimento

2.1.19  Desvio Exclusivo

2.1.20  Abastecer Caminhão

2.1.21  Realizar entrega dos materiais

2.1.22  Baixar saldo no SGA

2.1.23  Pedido finalizado

2.1.24  Autorizar retirada do material

2.2 Atores

2.3 Áreas de Interação

3. Registros

4. Anexos

1 Identificação

Processo:

Gestão de Suprimentos

Subprocesso:

Distribuir Materiais

Responsáveis:

Seam/Sard Administrativo/Materiais;

Seam/Sard Operacional;

Seam/Sard Distribuição.

Clientes:

Requisitante

Regras do negócio:

Não aplicável.

2 Elementos do processo

2.1 Itens do fluxograma

2.1.1 Requisição

O processo inicia-se com o recebimento das requisições através do sistema SGA WEB  Almoxarifado.

2.1.2 Verificar requisições no Sistema

O monitor de materiais deve verificar diariamente, com constância, no sistema SGA WEB Almoxarifado as requisições enviadas pelas Unidades.

2.1.3 Analisar requisições

O monitor de materiais deve analisar as requisições de acordo com o saldo do estoque e o consumo da Unidade.

Nota: Pode ocorrer de a Unidade solicitar quantidade de material superior a sua demanda ou o estoque não ter saldo suficiente para atendimento da quantidade solicitada pela Unidade.

2.1.4 Desvio Exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo: Não necessita de correções e Necessita de correções.

2.1.5 Fazer Alterações

Se houver a necessidade de correção o monitor de materiais deve realizar no SGA WEB Almox. os cortes necessários de quantidades de  material.

2.1.6 Analisar tipo de requisição

Se não houver necessidade de correção o monitor deve analisar de que tipo de requisição se trata: expressa ou normal.

2.1.7 Desvio Exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo: Requisição Expressa ou Requisição Normal.

2.1.8 Aguardar requisitante retirar o material em até 48h

Em caso de Requisição Expressa, o monitor de materiais deve aguardar a vinda do requisitante ao Almoxarifado em até 48 h, para gerar o romaneio de separação. As requisições expressas serão canceladas em caso do requisitante não comparecer dentro do prazo mencionado.

2.1.9  Desvio Exclusivo: 

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo: Requisição cancelada ou Requisição Não cancelada.

2.1.10 Cancelar no Sistema SGA o pedido

O sistema SGA/Web cancela automaticamente todas as requisições com status de "Expressa" não transformadas em romaneio de separação no prazo de 48h.

2.1.11  Requisição Cancelada

Após o cancelamento da requisição expressa no sistema, a unidade deve realizar uma nova requisição.

2.1.12  Gerar Romaneio de saída e separação

Em caso de Requisição normal e/ou Expressa não cancelada, o monitor de materiais deve gerar o romaneio de separação e saída do material no SGA WEB Almoxarifado por unidade e tipo de requisição e encaminhar ao operacional para coleta, separação e conferência dos materiais.

Saída: Romaneio saída e separação.

2.1.13  Separar materiais de acordo com romaneio de saída 

O monitor operacional deve realizar a separação dos materiais conforme romaneio de saída por pedidos.

Entrada: Romaneio saída e separação.

2.1.14 Realizar separação por pedido

O operacional deve realizar a separação dos materiais conforme romaneio de separação.

Entrada: Romaneio saída e separação.

2.1.15 Realizar conferência cega

O monitor operacional deve acessar o Sistema Fiocruz/SGA WEB Almox. e realizar conferência cega dos pedidos.

2.1.16 Desvio Exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo: Pedido sem divergência ou Pedido com divergência.

2.1.17 Efetuar acerto

O monitor operacional deve verificar a quantidade do produto solicitado no romaneio de separação, identificar se houve sobra do material na bancada de separação, conferir saldo do produto no endereço de separação e realizar o acerto da divergência no pedido.

2.1.18 Imprimir Nota de Fornecimento

O monitor operacional deve emitir a Nota de Fornecimento de material (NFM) no sistema Sistema Fiocruz/SGA WEB Almox. e anexá-la ao respectivo material para distribuição.

Saída: Nota de Fornecimento de material (NFM).

​2.1.19 Desvio Exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo: Requisição Expressa ou Requisição Normal.

2.1.20 Abastecer Caminhão

Em caso de requisição normal, o monitor de distribuição deve recolher o material de acordo com a Nota de Fornecimento de Materiais (NFM), destacar e entregar o canhoto com o código de barras ao operacional.

Saída: Canhoto de código de barras.

2.1.21 Realizar entrega dos materiais

O monitor de distribuição deve realizar a entrega dos materiais, solicitar a conferência e assinatura da Nota de Fornecimento de Materiais (NFM) ao requisitante.

2.1.22 Baixar saldo no SGA

O monitor de materiais deve verificar no sistema SGA Almoxarifado as requisições com o status "Conf" e confirmar o fornecimento executando a baixa dos saldos no SGA Almoxarifado.

2.1.23  Pedido finalizado

Processo finaliza-se com o registro do embarque no Sistema Fiocruz/SGA WEB Almox.

2.1.24  Autorizar retirada do material

Em caso de requisição expressa, o monitor de distribuição deve autorizar a retirada do material de acordo com a Nota de Fornecimento de Materiais (NFM), efetuar a entrega ao requisitante e verificar no sistema SGA Almoxarifado as requisições com o status "Conf". Confirmar o fornecimento executando a baixa dos saldos no SGA Almoxarifado para finalizar o pedido.

2.2 Atores

Seam/Sard Administrativo/Materiais;

Seam/Sard Operacional;

Seam/Sard Distribuição.

2.3 Áreas de Interação

Não aplicável.

3. Registros

Tabela I – Registros

4. Anexos

Anexo I – Fluxograma do Processo Distribuir materiais

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Documento assinado eletronicamente por Kamila de Castro e Silva, Prestador(a) de Serviço, em 17/07/2024, às 15:48, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por Camilla Gonçalves Figueiredo, Prestador(a) de Serviço, em 17/07/2024, às 17:37, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por Adriano Bernardo de Sá Roriz, Analista de Gestão em Saúde, em 18/07/2024, às 06:36, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por Paulo Roberto de Souza Lopes, Chefe do Departamento de Operações Comerciais Substituto(ª), em 18/07/2024, às 11:18, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 4073091 e o código CRC C310CBC1.

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