Cogead

Coordenação – Geral de Administração

Sumário

1         Objetivo

2         Documentos de referência

3         Documentos complementares

4         Campo de aplicação

5         Siglas e definições

6         Autoridades e responsabilidades

7         Descrição

7.1      Requisitos do serviço

7.2      Requisitos do cliente

7.3      Requisitos do processo

7.4      Fluxograma do processo

7.5      Eventos disparadores

7.5.1   Processo eletrônico – SEI

7.6      Eventos finais

7.6.1   Termos finalizados

7.6.2   Guias de cobrança/pagamento

7.6.3   Processo encaminhado à PF para cobrança

7.6.4   Penalidade aplicada ou reconsiderada

7.7      Detalhamento das atividades do processo

7.7.1   Realizar procedimento para formalização de termos de contratos

7.7.2   Realizar procedimento para formalização de termos aditivos

7.7.3   Realizar procedimento para elaboração de termo de apostilamento

7.7.4   Realizar procedimento para cobrança de fornecedor devedor

7.7.5   Realizar procedimento para apuração de responsabilidade

7.7.6   Acompanhar vigência dos contratos

7.8     Indicadores de desempenho do processo

7.9     Sistemas

7.10   Matriz de correlação das atividades com os padrões operacionais

8        Registros

9        Anexos

1 Objetivo

Descrever como a formalização de Contratos é realizada no âmbito da Cogead junto aos seus colaboradores e áreas requisitantes.

2 Documentos de referência

• Constituição da República Federativa do Brasil de 1988;

• Lei 8.666 de 21 de junho de 1993 - Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências;

• Lei 14.133/2021 - Esta Lei estabelece normas gerais de licitação e contratação para as Administrações Públicas diretas, autárquicas e fundacionais da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios;

• Lei 9.784 de 29 de janeiro de 1999 - Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal;

• Lei 10.520 de 17 de julho de 2002 - Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências;

• Instrução Normativa SEGES/MPDG nº 5, de 25 de maio de 2017 - Dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços.

3 Documentos complementares

• Decreto 9.046 de 5 de maio de 2017 - Dispõe sobre as condições para a contratação plurianual de obras, bens e serviços, no âmbito do Poder Executivo federal;

• Lei 4.320 de 17 de março de 1964 - Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal;

• Consolidação das Leis do Trabalho – CLT;

• Decreto-Lei Nº 4.657, de 4 setembro de 1942 - Lei de Introdução às normas do Direito Brasileiro (LINDB);

• Código Civil;

• Manual de Contratos Fiocruz;

• Instrução Normativa Nº 04 de 11 de setembro de 2014 (MP/SLTI) - Dispõe sobre o processo de contratação de Soluções de Tecnologia da Informação;

• Instrução Normativa Nº 02 de 11 de outubro de 2010 (SLTI) - Estabelece normas para o funcionamento do Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores - SICAF no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG;

• Orientações Normativas da AGU;

• Ordem de Serviço/OS 01 de 30 de novembro de 2006 da Procuradoria Federal da Fiocruz;

• Portaria 110/2017 - COGEAD - Orientar atendimento ao TCU, referente a disponibilização de informações relacionadas aos contratos das unidades FIOCRUZ.

• Portaria n° 053/2021 - COGEAD - Disciplinar a obrigatoriedade do cadastro no Sistema Eletrônico de Informação – SEI a ser realizado pelos adjudicatários dos processos de contratação desta Fundação, nos termos da presente Portaria.

• Portaria n° 116/2020 - COGEAD - Revogar a Portaria COGEAD 31/2018 e regulamentar o fluxo de indicação e designação dos gestores e dos fiscais de contratos.

• Portaria nº 138/2020 - COGEAD - Regulamentar o prazo de encaminhamento de solicitações para elaboração de aditivos de prorrogação contratual.;

• Portaria nº 140/2020 - COGEAD - Regulamentar o prazo de recebimento de solicitações para elaboração de aditivos de prorrogação de contratos de solução de tecnologia da informação e comunicação - TIC regidos pela IN ME 01/2019;

• Portaria n° 301/2021 - COGEAD - Orientar as unidades da Fiocruz com relação às contratações emergenciais realizadas nos termos do art. 24, IV da Lei 8.666/1993.

• Portaria n° 302/2021 - COGEAD - Orientar as unidades da Fiocruz com relação às prorrogações excepcionais realizadas nos termos do art. 57, §, 4º da Lei 8.666/1993.

• Portaria n° 303/2021 - COGEAD - Disciplinar a definição de unidades de medida para as contratações desta Administração pelas Unidades Requisitantes desta Fundação, nos termos do art. 29, §2º c/c subitem 2.5 do Anexo V da IN MPDG-SEGES 05/2017 e os procedimentos que devem ser observados pelos competentes Gestores de Execução de Contrato nas solicitações de alteração quantitativa dos contratos sob sua gestão cf. art. 65, I, “b” e § 1º da Lei 8.666/1993 c/c art. 10 do Decreto 9.507/2018 e arts. 39 e 40, I da IN MPDG-SEGES 05/2017.​

• Portaria n° 304/2021 - COGEAD - Disciplinar a obrigatoriedade do cadastro no Sistema Eletrônico de Informação – SEI a ser realizado pelos adjudicatários dos processos de contratação desta Fundação, nos termos da presente Portaria

• Memorando Circular n° 014/2019 - COGEAD;

• Pronunciamentos do TCU;

• RMP 020005500/001 - Formalizar Termos de Contratos;

• RMP 020005500/002 - Elaborar Termos Aditivos de Contratos;

• RMP 020005500/003 - Elaborar Termo de Apostilamento;

• RMP 020005500/004 – Realizar Procedimento para Apuração de Responsabilidade;

• RMP 020005500/005 - Cobrar Fornecedor Devedor;

• RMP 020005500/006 - Apoiar a publicação no Diário Oficial da União – INCOM.

4 Campo de aplicação

Este procedimento se aplica ao Serviço de Formalização de Contratos - SEFCON, da Coordenação-Geral de Administração - COGEAD.

5 Siglas e definições

• AGU - Advocacia-Geral da União;

• CADIN – Cadastro Informativo de Créditos não quitados do setor público federal; 

• Certame – Ato licitatório;

• COGEAD – Coordenação–Geral de Administração;

• CEIS – Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas;

• CNJ – Conselho Nacional de Justiça;

• DECOM – Departamento de Operações Comerciais;

• IN – Instrução Normativa;

• FIOCRUZ – Fundação Oswaldo Cruz;

• FIOTEC - Fundação para o Desenvolvimento Científico e Tecnológico em Saúde;

• MPDG - Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão;

• OS – Ordem de Serviço;

• PF – Procuradoria Federal;

• Planilha de Acompanhamento – Planilha de controle interno do SEFCON para acompanhamento dos prazos de vigência dos contratos.

• RMP – Relatório de Mapeamento de Processos;

• SEI – Sistema Eletrônico de Informação;

• SEGES – Secretaria de Gestão;

• SGA – Sistema de Gestão Administrativa;

• SEAC – Serviço de Administração de Compras;

• SEFCON – Serviço de Formalização de Contratos;

• SICAF – Sistema de Cadastro Unificado de Fornecedores;

• SIASG – Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais;

• SIAFI – Sistema Integrado de Administração Financeira;

• SERPRO – Serviço Federal de Processamento de Dados;

• SQF – Seção de Qualificação de Fornecedores;

• SLTI - Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação;

• TCU - Tribunal de Contas da União;                                                                           

• TST – Tribunal Superior do Trabalho.

6 Autoridades e responsabilidades

6.1 SEFCON/DECOM

Formalizar os procedimentos referentes a alterações contratuais, apuração de reponsabilidade, extinção dos contratos, dentre outras;

6.2 Unidades Requisitantes (Unidades da Fiocruz)

Acompanhar as execuções física e financeira do contrato, o desempenho dos compromissos assumidos na contratação, os prazos contratuais, analisar os pedidos de alterações contratuais, bem como, toda a documentação comprobatória necessária para sua realização, exercendo as funções de gestão e fiscalização, mencionadas no artigo 39 e seguintes da IN 05/2017 MPDG/SEGES.

7 Descrição

7.1 Requisitos do serviço

As competências legais e funcionais do SEFCON estão estabelecidas no Memorando Circular n° 014/2019 - COGEAD, e são definidas pelo art. 39, in fine da IN MPOG/SLTI 05/2017 nos seguintes, termos:

Art. 39. As atividades de gestão e fiscalização da execução contratual são o conjunto de ações que tem por objetivo aferir o cumprimento dos resultados previstos pela Administração para os serviços contratados, verificar a regularidade das obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, bem como prestar apoio à instrução processual e o encaminhamento da documentação pertinente ao setor de contratos para a formalização dos procedimentos relativos a repactuação, alteração, reequilíbrio, prorrogação, pagamento, eventual aplicação de sanções, extinção dos contratos, dentre outras, com vista a assegurar o cumprimento das cláusulas avençadas e a solução de problemas relativos ao objeto. (g.n)

São atividades realizadas pelo SEFCON: A formalização de  instrumentos contratuais a cobrança de fornecedor devedor; a apuração de responsabilidade; e o acompanhamento da vigência dos contratos para envio de ofício para gestão do contrato, a respeito da proximidade do fim da vigência. Essas atividades estão descritas neste Padrão de Processos no item 7.7 Detalhamento das Atividades do Processo.

7.2 Requisitos do cliente

A expectativa das unidades requisitantes é o recebimento dos serviços que serão contratos. Ao longo da execução do contrato, poderá ser identificada a necessidade de alterações contratuais, e a gestão contratual diante dessa situação solicitará a formalização dessas alterações, que serão realizadas pelo SEFCON através dos instrumentos contratuais citados nos RMP's. Todas essas demandas precisam ser atendidas o mais breve possível e dentro dos parâmetros legais, para que, dessa forma, a contratação seja executada de acordo com as necessidades das unidades requisitantes.

7.3 Requisitos do processo

Os processos de de contratação virão devidamente instruídos do Serviço Compras, de acordo com as exigências legais, e das Unidades Requisitantes nas intercorrências contratuais quando houver a necessidade de formalização de termos aditivos, apostilamentos, apurações de responsabilidade, entre outros.

7.4 Fluxograma do processo

As atividades do processo estão descritas, conforme Anexo I.

7.5 Eventos disparadores

Os eventos disparadores representam uma circunstância ou status que propicia o início da execução do processo. As entradas do processo Formalizar Contratos estão vinculadas às solicitações da área requisitante e serão realizadas via processo eletrônico - SEI, conforme abaixo:

7.5.1    Processo eletrônico - SEI

• Instrumentos Contratuais

O processo é encaminhado ao SEFCON para realização das solicitações voltadas à contratações, alterações contratuais, entre outras.

Para contratações, o processo com a minuta do contrato será encaminhado pelos Serviços de Compras, ao SEFCON para formalização do termo de contrato.

Para os casos de aditivos, apostilamentos e eventuais intercorrências contratuais, as solicitações serão enviadas, via processo eletrônico - SEI, pela gestão do contrato ao SEFCON.

• Faltas Contratuais (cobrança a ser realizada e apuração de responsabilidade

Quando a fiscalização do contrato identificar que a contratada não está cumprindo os compromissos assumidos no contrato, e decide pela apuração de responsabilidade ou pela cobrança de fornecedor , será encaminhado processo com toda documentação comprobatório relatando possível falta ao SEFCON.

• Dúvidas e pedidos de manifestações

Dúvidas e pedidos de manifestações a respeito de contratos ou de assuntos dos mais diversos, são recebidas via e-mail ou processo via SEI. Essas demandas podem ser originadas de todas as Unidades da Fiocruz.

7.6 Eventos Finais

Os eventos finais representam uma circunstância ou status final do processo, podendo disparar a execução de outro processo. O processo Formalizar Contratos possui os seguintes eventos finais:

7.6.1   Termos finalizados

Após a atuação do SEFCON no processo , os autos são encaminhados ao setor requisitante para ciência e acompanhamento da execução do contrato.

7.6.2    Guias de Cobrança/Pagamento

Caso haja pagamento voluntário pelo contrato, após a realização de procedimento para cobrança de fornecedor devedor, o processo eletrônico – SEI será enviado ao Serviço de Contabilidade que irá gerar as guias para cobrança/pagamento que serão anexadas ao processo.

7.6.3    Processo encaminhado à PF para cobrança

Caso não haja pagamento voluntário pelo contrato, nem tão pouco apresentação de defesa administrativa, o processo será encaminhado à Procuradoria Federal, via SEI, para prosseguimento da cobrança nos termos da OS N°01 de 2016 da PF.

7.6.4    Penalidade aplicada ou reconsiderada

Após a realização de procedimento de apuração de penalidade quando contrato vigente e aplicação validada, o processo é encaminhado ao SQF/COGEAD para registro no SICAF. A aplicação da penalidade irá gerar o Relatório de Ocorrências (penalidades aplicadas) que será anexado ao processo SEI e posteriormente enviado para a fiscalização do contrato. Feito isso, o SEFCON informará ao fiscal, encaminhando o processo, para ciência quanto à conclusão do da apuração de responsabilidade. Caso a apuração de responsabilidade não resulte em registro no SICAF, o SEFCON informará ao fiscal, encaminhado o processo, para ciência quanto à conclusão do processo.

7.7  Detalhamento das atividades do processo

7.7.1     Realizar procedimento para formalização de termos de contratos

Os autos são encaminhados pelo Serviço de Compras, com despacho de solicitação de formalização do contrato. Diante disso, será realizada a análise do processo de acordo com o Anexo II - Checklist formalização de contrato, conforme RMP 020005500/001 - Formalizar Termos de Contratos

7.7.2    Realizar procedimento para formalização de termos aditivos

Os autos são encaminhados ao SEFCON pelas Unidades requisitantes com solicitação de termo aditivo Essa demanda surge da necessidade do requisitante em adequar o contrato para atender necessidades que surgiram durante a execução, respeitando os limites e condições estabelecidas na Lei 8.666/93. O termo aditivo será elaborado de acordo com as informações prestadas pela fiscalização do contrato, e em seguida, submetido à análise da Procuradoria Federal, de acordo com o art. 38, § único Lei 8.666/93. As etapas da formalização de termos aditivos são realizadas de acordo com o RMP 020005500/002 - Elaborar Termos Aditivos de Contratos e o Anexo III – Checklist formalização de termo aditivo.

7.7.3    Realizar procedimento para elaboração de termo de apostilamentos

Os autos são encaminhados ao SEFCON pelo requisitante com a solicitação de elaboração de termo de apostilamento, sendo o termo elaborado de acordo com as informações prestadas pela fiscalização. As etapas da elaboração dos termos estão descritas no RMP 020005500/003 - Elaborar Termo de Apostilamento e Anexo IV - Checklist Formalização de Termo de Apostilamento.

7.7.4    Realizar procedimento para cobrança de fornecedor devedor

O requisitante encaminha o processo ao SEFCON para cobrar o fornecedor devedor de créditos não sujeitos à retenção.

As Unidades descentralizadas da FIOCRUZ (Técnico-Administrativa ou Técnicas de Apoio e Técnico-Científicas) deverão cobrar administrativamente os créditos vencidos não quitados oriundos do instrumento que deu origem ao débito sob sua responsabilidade, ou, na hipótese de Unidade não descentralizada, será da competência da Coordenação-Geral de Administração – COGEAD realizar tal cobrança.

O SEFCON procederá à cobrança em sede administrativa em consonância com a Lei nº 9.784/99, devendo para tanto:

Notificar o devedor quanto à existência do débito, discriminando o principal, a atualização monetária e os acessórios legais (juros) ou contratuais (multas), estipulando prazo de 30 dias para quitação, e, advertindo-o que a não quitação importará na inscrição em Dívida Ativa e no CADIN, conforme descrito no RMP 020005500/005 - Cobrar Fornecedor Devedor.

7.7.5    Realizar procedimento para apuração de responsabilidade

A Unidade requisitante encaminha ao SEFCON/COGEAD processo de penalização, onde deverá conter toda dinâmica do fato que resultou pela decisão de apuração de responsabilidade.

A contratada será notificada a respeito do processo de apuração de responsabilidade e será garantido seu direito ao contraditório e a ampla defesa.

Se restaram assegurados o direito ao contraditório e ampla defesa e foram improcedente a defesa e eventuais recursos, o processo será enviado a Seção de Qualificação de Fornecedores para registro da penalidade, também será enviado para o Fiscal do Contrato (nos casos que houver multa) realizar a retenção de Notas Fiscais vincendas até o limite do valor da multa, conforme RMP 020005500/004 – Realizar Procedimento para Apuração de Responsabilidade.

7.7.6    Acompanhar vigência dos contratos

Faltando 6 (seis) meses para o fim da vigência, o SEFCON enviará para a gestão/fiscalização do contrato, ofício contendo instruções, para que, caso a unidade decida renovar o contrato, realize essa operação em tempo hábil.

7.8 Indicadores de desempenho do processo

• Realização de procedimentos de contratos em até 2 (dois) dias úteis;

• Realização de procedimentos de termos aditivos em até 2 (dois) dias úteis;

• Realização de procedimentos de apostilamentos em até 2 (dois) dias úteis.

7.9 Sistemas

• SGA - Informação: O SGA é utilizado para realizar a tramitação e localização de processos físicos e a movimentação de documentos.

• SICON/SIASG - Sistema de Gestão de Contratos: Utilizado para realizar consultas.

• SIAFI: No SIAFI são realizadas consultas de notas de empenho e seus saldos.

• SICAF: Utilizado para realizar a consulta e a emissão da certidão SICAF, e identificar eventuais ocorrências impeditivas ou apenas os registros de aplicações de penalidades decorrentes da execução de contratos na administração pública.

• SIAFIWEB: Utilizado para emitir a consulta da certidão CADIN e identificar a adimplência ou a inadimplência da contratada.

• CEIS: Utilizado para emitir a consulta ao CEIS - Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas, e identificar possíveis impedimentos.

• CNJ: Utilizado para emitir a consulta ao CNJ – Conselho Nacional de Justiça, e identificar possíveis impedimentos.

• TST: Utilizado para emitir a consulta ao TST – Tribunal Superior do Trabalho, e identificar possíveis impedimentos.

• SEI: Sistema Eletrônico de Informações - SEI – Implantou o processo eletrônico na instituição.

• Compras.gov.br Contratos: Utilizado para realizar consultas e o cadastro de instrumentos contratuais assim como suas publicações na imprensa oficial.

7.10 Matriz de correlação das atividades com os padrões operacionais

Não aplicável.

8 Registros

Tabela I - Registros

9 Anexos

Anexo I - Fluxograma do Processo Formalizar Contratos

Anexo II - Checklist Formalização de Contrato

Anexo III - Checklist Formalização de Termo Aditivo

Anexo IV - Checklist Formalização de Termo de Apostilamento

Documento assinado eletronicamente por ROGERIO BEZERRA DA SILVA, Prestador de Serviço, CPF: 104.991.257-89, em 19/10/2022, às 16:04, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por PAULO DE CARVALHO VILLAS BOAS, Chefe do Serviço de Formalização Contratual, em 21/10/2022, às 15:34, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por ALEX LIMA DE CARVALHO, Chefe do Departamento de Operações Comerciais, em 21/10/2022, às 15:47, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 25/10/2022, às 11:01, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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