Cogead

Coordenação – Geral de Administração

 Sumário

1 Identificação

2 Elementos do processo

2.1 Itens do Fluxograma

2.1.1   Termos: Abertura/Encerramento

2.1.2  Analisar documentação

2.1.3  Desvio Exclusivo

2.1.4  Devolver documentação

2.1.5  Registrar volume no sistema

2.1.6  Confeccionar volume

2.1.7  Devolver processo ao requisitante

2.1.8  Finalizar autuação do volume

2.2 Atores

2.3 Áreas de Interação

2.3.1 Requisitante

3 Registros

4 Anexos

1      Identificação

Processo:

Gerenciar Documentos Administrativos;

Subprocesso:

Autuar Volumes dos Processos;

Responsáveis:

Seprot – Seção de protocolo;

Clientes:

Requisitante;

Regras do negócio:

POP 020001210/003 - Abertura e Encerramento do Volume de Processos Administrativos.

2      Elementos do processo

2.1     Itens do fluxograma

2.1.1  Termos: Abertura/Encerramento

O processo se inicia quando o Requisitante deve se dirigir a seção de protocolo munido do Termo de Abertura de Volume Anexo I – POP 020001210/003 e o Termo de Encerramento de Volume Anexo II – POP 020001210/003.

Os anexos estão disponíveis também no seguinte caminho: Site Cogead > SGA Web > sistema de Informação > Formulários / Manuais.

2.1.2   Analisar documentação

O colaborador do protocolo deve verificar se a documentação está completa e preenchida corretamente para prosseguir com a autuação do volume do processo.

2.1.3  Desvio Exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Documentação Incorreta, Documentação Correta.

2.1.4  Devolver documentação

No caso dos Termos de Abertura e Encerramento estarem incorretas ou faltando alguma informação, o colaborador do protocolo deve instruir o requisitante a realizar as devidas alterações.

2.1.5  Registrar volume no sistema

Após análise da documentação, o colaborador do protocolo passa o Termo de Abertura do Processo no relógio datador (para registro de data e hora da autuação do processo) e o termo de encerramento é anexado a última folha do volume anterior.

Nota: Nesta etapa também é registrado no sistema SGA o número do volume e o setor do requisitante como primeiro destino.

2.1.6  Confeccionar volume

O novo volume é confeccionado da seguinte forma: capa, peças processuais, contracapa e fixado com os telos.

2.1.7  Devolver processo ao requisitante

O processo é devolvido prontamente ao requisitante. Caso o requisitante não tenha aguardado o processo de autuação na seção de protocolo o mesmo é entregue posteriormente pela expedição.

2.1.8  Finalizar autuação do volume

O processo é finalizado após a entrega do volume ao requisitante.

2.2     Atores

• Seprot – Seção de Protocolo.

2.3     Áreas de Interação

2.3.1Requisitante

Unidade/Colaborador responsável por solicitar orientações ao protocolo, preencher os termos de Abertura e encerramento de volume – este deve estar assinado pelo servidor responsável e encaminhá-los ao Seprot no ato da solicitação.

3.     Registros

Não se aplica.

4.      Anexos

Anexo I – Fluxograma do processo.

Documento assinado eletronicamente por JAQUELINE MACHADO RIBEIRO, Prestador(a) de Serviços, em 22/06/2022, às 16:10, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por NATALIA ALVES XAVIER, Assistente Técnico de Gestão em Saúde, em 22/06/2022, às 16:20, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 23/06/2022, às 12:10, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1705558 e o código CRC 2D87D9E1.

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