Cogead
Coordenação – Geral de Administração
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GESTOR DO DOCUMENTO DECOM/SEAC |
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CÓDIGO DO PROCEDIMENTO RMP 020005100/002 |
Nome do responsável pela elaboração Lorenzo Theodoro Borges |
Nome do responsável pela revisão Amanda Cardoso Rodrigues |
Nome do responsável pela validação Alex Lima de Carvalho |
Nome do responsável pela aprovação Alex Lima de Carvalho |
VIgência: DOIS ANOS |
VERsão: 03/2022 |
Histórico de Revisões |
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N° da Versão |
Descrição e/ou itens alterados |
00 |
Criação do processo. |
01 |
Processo passou do QPR para o Bizagi. |
02 |
Revisão do Processo (metodologia e atividades). |
03 |
Atualização do modelo de documento utilizado para Relatório de Mapeamento de Processo (RMP) na Cogead; Foi retirada a Seção de Gestão de Preços (SEGEP), substituída pelo Setor de Análise de Mercado (SEANAM) na execução das atividades; Foi retirada a Seção de Protocolo, uma vez que o SEAC agora executa a atividade antes atribuída a seção em questão; Foi alterada a Seção de Gestão de Contratos (GESCON), que passou a ser o Serviço de Formalização de Contratos (SEFCON); Item 1 - Inclusão da Assessoria de Gestão Estratégica e Planejamento (DEGIAS/AGEPLAN) nos responsáveis; Foram inseridos a Lei N° 14.133/2021 – Lei de Licitações e Contratos Administrativos e o POP 020005160/001 - Pesquisar Mercado nas Regras do Negócio; Item 2 - Definição do SGA utilizado no processo em SGA-Compras; A FPB foi retirada do procedimento, uma vez que foi extinta; O Portal de Compras do Governo Federal passou de Comprasnet para Compras.gov.br; foi retirada a atividade "Consultar Ata"; foi retirada a atividade "verificar pedido ou processo"; foram indicados os setores dos atores do processo; foi inserido o item 2.1.4; foi inserido o item 2.1.5; foi retirada a atividade "anexar documentação ao processo"; foi retirada a atividade "definir modalidade de pregão"; substituição de pregão tradicional para pregão eletrônico, ou somente pregão; foi inserido o item 2.1.21; foram inseridos os itens 2.1.44, 2.1.45, 2.1.46, 2.1.47, 2.1.48, 2.1.49; Item 2.1.1 - Foi alterada a descrição do início do processo, indicando a área de entrada, bem como os sistemas utilizados, entradas e detalhes; Item 2.1.3 - Foi atualizada a descrição da atividade para contemplar uma única ação; Item 2.1.6 - Foi atualizada a descrição da atividade, apresentando o POP 020005160/001 - Pesquisar Mercado e o novos sistemas utilizados e saídas; Item 2.1.7 - Foi atualizada a descrição da atividade, apresentando o POP 020005160/001 - Pesquisar Mercado; Item 2.1.17 - Alteração dos prazos relacionados a Intenção de Registro de Preços; Item 2.1.25 - Atualização da atividade e da atribuição desta; Item 2.1.27 - Padronizado os veículos de comunicação utilizados para publicação de licitação; Item 2.1.29 - Foram retirados os prazos e inseridas as legislações (Lei Nº 8.666/1993 – Lei Geral de Licitações e Contratações Públicas e Lei Nº 10.520, de 17 de julho de 2002 – Lei do Pregão) acerca destes; Item 2.1.30 - A publicação passa a ser realizada no Compras.gov.br, ao invés do SERPRO; Item 2.1.33 - Atualização do nome do subprocesso; Itens 2.1.34 e 2.1.40 - Unificadas as atividades de coleta de assinatura; Item 2.1.41 - Unificadas as atividades relacionadas a publicação e cadastramento de ata; Item 2.1.42 - Atualização da atividade de autuamento de processo administrativo, passando a ser responsabilidade do SEOPEC; Item 2.1.45 - Foi atribuída a Assessoria de Gestão Estratégica e Planejamento a administração de compras de pedidos da Cogead; 2.3 - Alteração da área de interação, passando a ser somente requisitantes ao invés de requisitantes (Unidades Fiocruz); 2.3.1 - Incluída a reponsabilidade de abertura do Processo no SEI pelo Requisitante. |
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Sumário
2.1.1 Pedido de Compras
2.1.17 Aguardar conclusão da IRP
2.1.18 Consolidar Termo de Referência
2.1.19 Encaminhar processo para a Procuradoria Federal
2.1.20 Analisar apontamentos (Parecer da Procuradoria)
2.1.21 Desvio Exclusivo
2.1.22 Enviar processo ao Requisitante
2.1.23 Aguardar processo com acertos
2.1.41 Publicar / Cadastrar Ata
2.1.42 Autuar Processos Administrativos
2.1.44 Processo Recebido
2.1.45 Administrar Pedido de Compras
2.1.46 Processo Enviado
2.1.47 Processo Recebido
2.1.48 Emitir Parecer
2.1.49 Processo Enviado
2.3.1 Requisitantes
Processo:
Gerir Compras;
Subprocesso:
Licitar;
Responsáveis:
Requisitante;
Administrador do Pedido de Compras;
Serviço de Administração de Compras (SEAC);
Seção de Compras Especializadas (SEAC/SECOMP);
Setor de Análise de Mercado (SEAC/SEANAM);
Setor Operacional de Compras (SEAC/SEOPEC);
Procuradoria Federal (PF);
Serviço de Orçamentação (DEFIN/SEOR);
Assessoria de Gestão Estratégica e Planejamento (DEGIAS/AGEPLAN);
Serviço de Formalização de Contratos (DECOM/SEFCON).
Clientes:
Requisitante.
Regras do negócio:
Portaria 013/2014 – Dirad – Fiocruz;
Lei N° 8.666/1993 – Lei Geral de Licitações e Contratações Públicas;
Lei Nº 10.520, de 17 de julho de 2002 – Lei do Pregão;
Decreto Nº 5.450, de 31 de maio de 2005 – Regulamenta o Pregão Eletrônico;
Decreto Nº 3.555, de 08 de Agosto de 2000 – Regulamenta o Pregão Presencial;
Decreto nº 7.892, de 23 de Janeiro de 2013 – Sistema de Registro de Preços;
Lei Complementar 123, de 14 de Dezembro de 2006 – Estatuto das Micro e Pequenas Empresas;
Decreto Nº 6.204, de 05 de Setembro de 2007 – Regulamenta o tratamento favorecido, diferenciado e simplificado para as Microempresas e empresas de pequeno porte;
IN 03 de 16 de Dezembro de 2001 – Procedimentos para operacionalização do Pregão Eletrônico;
POP 020005160/001 - Pesquisar Mercado.
2.1.1 Pedido de Compras
O pedido de Compras é aberto no SGA-Compras pelo requisitante.
O processo no SEI também é iniciado pelo requisitante.
O requisitante encaminha o processo, com o pedido no SGA em anexo, através do sistema SEI para o SEAC.
O SEAC recebe o pedido e encaminha ao SECOMP.
O Processo no SEI chega para o comprador do SECOMP com todos os documentos necessários para a execução da licitação (pregão), conforme a legislação vigente para a modalidade pregão.
Modalidades de Pedido no SGA-Compras:
Pedido de Compras;
Montar Registro;
Pedido de Itens Registrados;
Pedido de Carona.
Entrada: Processo SEI.
Entrada: Pedido SGA-Compras.
2.1.2 Atribuir ao Comprador correspondente
Definir o comprador do SECOMP responsável pelo processo de acordo com a especificidade do pedido de compras e direcionar o pedido ao comprador especialista.
O comprador fará a análise do Termo de Referência e verificará se está de acordo com o pedido e o modelo da AGU. Se houver divergência o pedido é devolvido ao requisitante.
Caso não haja divergência, o pedido será direcionado ao analista de mercado, observando a demanda de cada um, de acordo com o que o sistema apresenta.
2.1.4 Desvio Exclusivo:
Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Há divergência ou não há divergência.
Caso haja divergência:
2.1.5 Pedido devolvido ao Requisitante
Em caso de divergência, o pedido é devolvido ao requisitante através do SGA-Compras e Processo no SEI.
Caso não haja divergência:
A pesquisa de mercado é realizada para estimar o valor da contratação de bens ou serviços descritos no processo, utilizando os Painéis de Preços do Governo Federal e através da consulta ao comércio externo.
A Pesquisa de Mercado será feita pelo analista de mercado do Seanam.
Dependendo do valor verifica-se qual tipo de contratação será feita.
O analista de mercado elabora o mapa de preços de acordo com os preços encontrados e encaminha para análise do Comprador, conforme POP 020005160/001 - Pesquisar Mercado.
Após, o SEANAM irá enviar o pedido via SGA-Compras para o SEAC anexando a sua Nota Técnica com o resultado da busca realizada.
NOTA: Utilizar o POP 020005160/001 - Pesquisar Mercado.
Saída: Nota Técnica.
Saída: Mapa de preços.
2.1.7 Analisar Mapa de preços
O Comprador do SECOMP irá analisar e conferir o mapa de preços e as fontes de pesquisa conforme o POP 020005160/001 - Pesquisar Mercado.
Caso a média de preços esteja de acordo com o valor estimado, será aprovado. Se a média de preços não estiver dentro do valor estimado o comprador solicitar nova pesquisa ao SEANAM.
Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: aprovado ou não aprovado.
Caso o mapa não seja aprovado:
Retornar ao item 2.1.6
Caso o mapa de preço seja aprovado:
Após aprovação do mapa de preços, o pedido será confirmado no SGA-Compras pelo Analista de mercado do SEANAM que deverá, assinar a Nota Técnica e encaminhar para aprovação do gestor.
Saída: Nota Técnica assinada.
O gestor do SEAC irá analisar e aprovar a Nota Técnica.
O analista de mercado deverá aguardar autorização.
Após a aprovação o pedido é encaminhado novamente ao administrador do pedido de compras.
2.1.11 Encaminhar processo ao Comprador
O SEAC irá receber o processo e deverá encaminhá-lo ao comprador responsável.
O comprador irá elaborar o edital de acordo com modelos da AGU, disponibilizados no SEI.
Saída: Edital
Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Pregão por Sistema de Registro de Preços (SRP) ou Pregão Eletrônico.
Caso seja pregão com intenção de registro de preço:
O Analista Operacional de Compras do SEOPEC irá cadastrar os itens do Registro de Preços no Compras.gov.br e encaminhar o processo ao SECOMP.
Registro: Comprovante de Cadastro IRP
O comprador do SECOMP deverá analisar e conferir o cadastramento dos itens do Registro de Preços feito no Compras.gov.br pelo analista operacional de compras.
Após a conferência e aprovação do cadastramento dos itens, o analista operacional de compras irá divulgar a Intenção de Registro de Preços no Compras.gov.br e encaminhar o processo ao SECOMP.
2.1.17 Aguardar conclusão da IRP
O SECOMP irá aguardar conclusão da Intenção de Registro de Preços (IRP).
A divulgação será pelo prazo mínimo de 8 (oito) dias úteis, podendo ser prorrogado desde que tenha justificativa.
Após ultrapassar o prazo de divulgação, a partir do nono dia, a IRP será analisada pelo comprador, havendo manifestação de interesse de outros órgãos e sendo aceita as participações, estes terão o prazo mínimo de 2 (dois) dias para confirmar a participação. Entre a divulgação da IRP e a confirmação dos órgãos participantes totaliza-se o prazo de 10 (dez) dias.
2.1.18 Consolidar Termo de Referência
Após conclusão do prazo de divulgação da IRP, havendo participantes, o comprador irá consolidar o Termo de Referência com a quantidade de órgãos e suas informações (locais de entrega, gestor da Ata, endereço, contato), e realizará a elaboração da minuta do edital e enviará o processo para à Procuradoria Federal.
Caso não haja participantes, não haverá consolidação de demanda.
Saída: Processo.
Caso seja Pregão por Sistema de Registro de Preços (SRP) ou Pregão Eletrônico:
2.1.19 Encaminhar processo para a Procuradoria Federal
O comprador deverá encaminhar processo para Procuradoria Federal para emitir parecer.
2.1.20 Analisar apontamentos (Parecer da Procuradoria)
O Comprador do SECOMP irá analisar os possíveis apontamentos feitos pela Procuradoria, que podem ser referentes ao Requistante e/ou ao SEAC.
2.1.21 Desvio Exclusivo
Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: não houve apontamento, houve apontamento ao SEAC ou houve apontamento ao requisitante.
Houve apontamento ao Requisitante:
2.1.22 Enviar processo ao Requisitante
O processo será enviado ao requisitante para atendimento dos apontamentos da Procuradoria.
Saída: Processo.
2.1.23 Aguardar processo com acertos
Aguardar retorno do processo com acertos feitos pelo requisitante.
Houve apontamento ao SEAC:
2.1.24 Atender apontamentos do SEAC
Caso haja apontamentos ao SEAC, o comprador fará os seus ajustes à minuta do edital, conforme apontamentos da Procuradoria Federal, consolidará as informações e realizará as devidas alterações no edital.
Apontamentos sanados ou inexistentes:
Com os apontamentos atendidos, o SEOPEC realiza o cadastramento da licitação no Compras.gov.br, conforme solicitação do comprador.
Saída: Número do Pregão.
O SECOMP marca a Licitação.
No caso de Licitação todos os itens são cadastrados no Compras.gov.br no momento da divulgação do aviso de licitação.
Para Registro de Preço serão inseridos apenas os dados da licitação, pois os itens já foram cadastrados na IRP.
Marcada a licitação, o analista operacional enviará e-mail para o Requisitante com data, horário e o número do pregão.
O Analista Operacional de Compras do SEOPEC irá publicar a licitação no Portal da Fiocruz e no Compras.gov.br.
Saída: Publicação.
2.1.28 Aguardar 8 dias úteis - Data de abertura do pregão
Neste período de divulgação, o edital poderá receber pedido de esclarecimentos e/ou impugnação.
2.1.29 Acompanhar / Realizar Licitação
Acompanhar / realizar licitação consiste em acompanhar cada um de suas etapas descritas e com os prazos especificados em legislação, realizado pelo SECOMP.
Legislações:
Lei N° 8.666/1993 – Lei Geral de Licitações e Contratações Públicas;
Lei Nº 10.520, de 17 de julho de 2002 – Lei do Pregão.
2.1.30 Publicar Resultado de Julgamento
O SEOPEC publica o resultado da licitação no Compras.gov.br.
Saída: Extrato Resultado do Julgamento.
Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Pregão Eletrônico ou Pregão por Sistema de Registro de Preço.
Em caso de pregão eletrônico:
2.1.32 Emitir Ordem de Fornecimento
O analista operacional de compras do SEOPEC fará o lançamento do valor da compra no SGA-Compras e a inserção dos dados do fornecedor para que seja gerada a Ordem de Fornecimento (OF).
A Ordem de Fornecimento gerada no SGA-Compras já possui as informações da RCO (número e dados orçamentários).
Saída: Ordem de Fornecimento (OF).
Será realizado o subprocesso Executar Orçamento (Empenho) do Serviço de Orçamentação (DEFIN/SEOR).
Entrada: Processo.
Saída: Processo com empenho.
O SEOPEC irá colher assinaturas do ordenador de despesas no processo.
Em seguida, colher assinaturas dos fornecedores na Ordem de Fornecimento (OF).
Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: processo sem contrato ou processo com contrato.
Em caso de necessidade de contrato:
Realizar o subprocesso Formalizar Termos de Contratos (RMP 020005500/001) do Serviço de Formalização de Contratos (SEFCON).
Após elaborar contrato e publicar extrato de contrato no DOU, o SEFCON deverá encaminhar o contrato para o requisitante.
Saída: Processo com contrato formalizado.
Processo direcionado pelo SEFCON ao Requisitante após a formalização do contrato.
Caso não haja necessidade de contrato:
Processo sem contrato será direcionado pelo analista operacional ao requisitante.
Caso seja Registro de Preço:
Para Registro de Preços serão elaboradas pelo SEOPEC as Atas de Registro de Preço para cada empresa vencedora.
Saída: Ata de SRP (Sistema de Registro de Preço).
O SEOPEC deverá colher assinaturas dos fornecedores nas Atas de Registro de Preços.
Após assinaturas dos fornecedores o analista operacional deverá colher as assinaturas do Ordenador de Despesas e do gestor da Ata.
2.1.41 Publicar / Cadastrar Ata
Publicar extrato de Atas assinadas nos meios oficiais (Diário Oficial da União) e cadastrar Ata de Registro de Preços no SGA-Compras.
2.1.42 Autuar Processos Administrativos
O SEOCEP irá autuar o processo de pagamento.
Saída: Processo relacionado de Pagamento.
Processo direcionado ao requisitante para acompanhamento.
2.1.44 Processo Recebido
Recebimento do Processo pelo Administrador de Compras.
2.1.45 Administrar Pedido de Compras
Nessa etapa o Administrador do pedido de compras irá fazer a análise da cotação de preços e verificar se está na ação correta.
No caso de pedidos no qual o Administrador de Compras é a Assessoria de Gestão Estratégica e Planejamento (DEGIAS/AGEPLAN) da Cogead, deverá seguir o procedimento RMP 020001410/001 - Administrar Pedidos de Compras - Cogead.
Encaminhará o pedido para autorização do Ordenador de despesas, irá gerar e gerar RCO e inserir o Termo de Referência e toda documentação pertinente no Processo.
Logo após, encaminhar o processo para o SEAC.
2.1.46 Processo Enviado
Envio do Processo pelo Administrador de Compras.
2.1.47 Processo Recebido
Recebimento do Processo pela Procuradoria Federal.
2.1.48 Emitir Parecer
A Procuradoria Federal irá realizar a análise do processo e enviará seu parecer com apontamentos ao SEAC.
2.1.49 Processo Enviado
Envio do Processo pela Procuradoria Federal.
Saída: Processo com Parecer.
Comprador Especialista (SEAC/SECOMP);
Gestor da Serviço de Administração de Compras (SEAC);
Analista de Mercado (SEAC/SEANAM);
Analista Operacional de Compras (SEAC/SEOPEC);
Administrador do pedido de Compras;
Serviço de Orçamento (DEFIN/SEOR)
Serviço de Formalização de Contratos (DECOM/SEFCON).
Requisitantes;
Administrador do pedido de Compras;
Serviço de Administração de Compras (SEAC);
Seção de Compras Especializadas (SECOMP);
Setor de Análise de Mercado (SEANAM);
Setor Operacional de Compras (SEOPEC);
Procuradoria Federal;
Serviço de Orçamentação (DEFIN/SEOR);
Serviço de Formalização de Contratos (DECOM/SEFCON)
2.3.1 Requisitantes
O Requisitante será responsável em realizar a abertura do pedido de compras no SGA-Compras e o Processo no SEI. Após o processo de Compras estar em andamento, no momento em que for solicitado, o Requisitante também será responsável em responder os apontamentos feitos pela Procuradoria Federal e encaminhar novamente ao SEAC para andamento do processo.
Tabela I - Registros
Identificação |
Armazenamento |
Proteção |
Recuperação |
Código de classificação |
Tempo de retenção |
Disposição |
Pedido de Compras |
SGA- Compras |
CPF e senha |
Número do Pedido |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação |
Nota Técnica |
SEI |
Login Único Fiocruz |
Número do Processo |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação |
Mapa de Preços |
SGA- Compras |
CPF e senha |
Número do Pedido/ Número do Grupo |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação |
Processo SEI |
SEI |
Login Único Fiocruz |
Número do Processo |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação |
Comprovante de Cadastro IRP |
Compras Governamentais |
CPF e Senha ou Cadastro gov |
Número da IRP |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação |
Parecer da Procuradoria Federal |
SEI |
Login Único Fiocruz |
Número do Processo |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação |
Publicação da Licitação |
DOU - Diário Oficial da União |
Livre |
Data de Publicação |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação |
Extrato Resultado do Julgamento |
DOU - Diário Oficial da União |
Livre |
Data de Publicação |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação |
Ordem de Fornecimento (OF) |
SGA-Compras |
CPF e senha |
Número do Pedido |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação |
Ata de SRP
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SEI |
Login Único Fiocruz |
Número do Processo |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação |
SGA-Compras |
CPF e Senha |
Número do Pedido |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação |
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Compras Governamentais |
Livre
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Número do Pregão |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação |
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Processo relacionado de Pagamento |
SEI |
Login Único Fiocruz |
Número do Processo |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação |
Anexo I – Fluxograma do Processo Licitar
| Documento assinado eletronicamente por LORENZO THEODORO BORGES, Prestador(a) de Serviços, em 19/10/2022, às 09:27, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
| Documento assinado eletronicamente por AMANDA CARDOSO RODRIGUES, Prestadora de Serviço, CPF: 132.173.497-25, em 19/10/2022, às 15:46, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
| Documento assinado eletronicamente por ALEX LIMA DE CARVALHO, Chefe do Departamento de Operações Comerciais, em 21/10/2022, às 15:47, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
| A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 2111595 e o código CRC 06DCA681. |
Após a impressão a cópia deste documento passa a ser considerada como "Cópia não Controlada".
Referência: Processo nº 25380.003534/2022-13 |
SEI nº 2111595 |