Cogead

Coordenação – Geral de Administração

 Sumário

1. Identificação

2. Elementos do processo

2.1 Itens do fluxograma

2.1.1  Relatório de Ressuprimento 

2.1.2  Gerar relatório de Ressuprimento 

2.1.3  Desvio Exclusivo

2.1.4  Monitorar estoque

2.1.5  Aguardar necessidade de ressuprimento

2.1.6  Verificar se existe Ata de Registro de Preço válida

2.1.7  Desvio Exclusivo

2.1.8  Realizar pedido de registro de preço do material

2.1.9  Realizar Aquisição

2.1.10  Desvio Exclusivo

2.1.11  Aguardar necessidade de reposição do item.

2.1.12  Realizar pedido de compras

2.1.13  Aguardar autorização do Ordenador de Despesas no Sistema SGA Compras

2.1.14  Desvio Exclusivo

2.1.15  Analisar causa de recusa e realizar correções

2.1.16  Aguardar o retorno da Requisição de Compras (RCO) e Ordem de Fornecimento (OF) pela Ageplan (COGEAD)

2.1.17  Realizar o rateio das unidades

2.1.18  Assinar RCO e OF

2.1.19  Direcionar processo para assinatura do Ordenador de Despesas

2.1.20  Assinar Processo

2.1.21  Executar Orçamento

2.1.22  Receber e Armazenar Materiais

2.1.23  Estoque Ressuprido

2.1.24  Consultar SICAF / CADIN / CEIS para avaliar documento do fornecedor

2.1.24  Desvio Exclusivo

2.1.25  Avaliar quantidade necessária para repor o estoque

2.1.26  Notificar fornecedor

2.1.27  Desvio Exclusivo

2.1.28  Solicitar punição prevista em Lei/Edital

2.1.29  Desvio Paralelo

2.1.30  Realizar Punição no SICAF

2.1.31  Devolver processo ao requisitante

2.1.32  Fornecedor Punido 

2.2 Atores

2.3 Áreas de Interação

2.3.1 Aquisição / Ressuprimento SARD;

2.3.2 SEAC/SQF;

2.3.3 SEAC;

2.3.4 Coordenação;

2.3.5 DEFIN/SEOR.

2.3.5 AGEPLAN

3. Registros

4. Anexos

1. Identificação

Processo:

Gestão de Suprimentos;

Subprocesso:

Ressuprir / Abastecer o Almoxarifado;

Responsáveis:

SEAM, SEAC, SEAC/SQF, Coordenação e DEFIN/SEOR; 

Clientes:

Unidades centralizadas Fiocruz

Regras do negócio:

Não se aplica.

2. Elementos do processo

2.1 Itens do fluxograma

2.1.1  Relatório de Ressuprimento 

O Processo começa com a emissão do Relatório de Ressuprimento.

2.1.2  Gerar relatório de Ressuprimento 

O monitor de materiais deve gerar periodicamente no sistema SGA Almoxarifado o Relatório de Ressuprimento das unidades centralizadas e analisar criticamente a DME do estoque e identificar se existe algum item que atingiu o ponto de pedido.

Observação: DME: Duração Média Estimada, onde o ponto de ressuprimento para consumo é igual a 3 meses de estoque (mínimo).

Saída: Relatório de Ressuprimento.

2.1.3  Desvio Exclusivo

Permite duas instâncias no processo: estoque mínimo não atingido ou estoque mínimo atingido.

2.1.4  Monitorar estoque

O monitor de materiais deve continuar monitorando o estoque mesmo não tendo necessidade de nova aquisição.

2.1.5  Aguardar necessidade de ressuprimento

O monitor de materiais deve aguardar a necessidade de aquisição de materiais para ressuprimento do almoxarifado.

2.1.6  Verificar se existe Ata de Registro de Preço válida

O monitor de materiais deve verificar no SGA Compras a existência de ata de registro de preço válida (dentro do prazo).

2.1.7  Desvio Exclusivo

Permite duas instâncias no processo: não existe ata válida ou existe ata válida.

2.1.8  Realizar pedido de registro de preço do material

O monitor de materiais deve realizar o pedido de compras de materiais com solicitação no sistema SGA Compras.

2.1.9  Realizar Aquisição

Subprocesso do Serviço de Administração de Compras (SEAC) para realizar a aquisição na modalidade adequada.

2.1.10  Desvio Exclusivo

Permite duas instâncias no processo: estoque não precisa de reposição ou estoque precisa de reposição.

2.1.11  Aguardar necessidade de reposição do item.

O monitor de materiais deve aguardar a necessidade de reposição do item.

2.1.12  Realizar pedido de compras

O monitor de materiais deve realizar o pedido de compras no SGA Compras conforme Ata de Registro de Preço vigente.

2.1.13  Aguardar autorização do Ordenador de Despesas no Sistema SGA Compras

O monitor de materiais deve aguardar autorização do Ordenador de Despesas no Sistema SGA Compras.

2.1.14  Desvio Exclusivo

Permite duas instâncias no processo: autorização concedida e autorização não concedida.

2.1.15  Analisar causa de recusa e realizar correções

O monitor analisa os motivos da recusa e providencia as devidas correções.

2.1.16  Aguardar o retorno da Requisição de Compras (RCO) e Ordem de Fornecimento (OF) pela Ageplan (COGEAD)

A Ageplan gera Requisição de Compras (RCO) e Ordem de Fornecimento (OF) a partir do pedido no SGA Compras, em seguida disponibiliza para o SEAM.

2.1.17  Realizar o rateio das unidades

O monitor de materiais deve realizar o rateio das unidades com base no consumo informado pelo relatório de consumo das unidades no SGA Almoxarifado.

2.1.18  Assinar RCO e OF

O monitor de materiais deve colher a assinatura do requisitante (responsável) do setor nos documentos de RCO (Requisição de Compras) e OF (Ordem de Fornecimento) e anexar os documentos ao processo (RCO, OF, rateio e consulta ao fornecedor).

2.1.19  Direcionar processo para assinatura do Ordenador de Despesas

O monitor de materiais deve enviar o processo para a assinatura do Ordenador de Despesas.

Saída: Processo de Aquisição de Materiais.

2.1.20  Assinar Processo

Subprocesso da Coordenação para Assinar Documentos.

Entrada: Processo de Aquisição de Materiais.

Saída: Processo de Aquisição de Materiais assinado.

2.1.21  Executar Orçamento

Realizar o subprocesso Executar Orçamento (Empenho) do DEFIN/SEOR para realização de empenho.

Entrada: Processo de Aquisição de Materiais assinado. 

Saída: Nota de empenho.

2.1.22  Receber e Armazenar Materiais

Realizar o subprocesso do SEAM/SARD Receber e Armazenar Materiais para executar o armazenamento e recebimento dos materiais.

2.1.23  Estoque Ressuprido

Os materiais de consumo foram devidamente recebidos e armazenados

2.1.24  Consultar SICAF / CADIN / CEIS para avaliar documento do fornecedor

O monitor de materiais deve consultar a situação do fornecedor junto aos órgãos competentes através do Compras.gov.br, SERPRO e Portal da Transparência.

2.1.24  Desvio Exclusivo

Permite duas instâncias no processo: documento correto ou documento incorreto.

2.1.25  Avaliar quantidade necessária para repor o estoque

O monitor deve definir a quantidade certa para reposição do estoque de acordo com a análise do histórico de consumo e relatórios gerenciais.

2.1.26  Notificar fornecedor

O monitor de materiais deve notificar o fornecedor sob a necessidade de regularização da documentação junto aos órgãos competentes.

2.1.27  Desvio Exclusivo

Permite duas instâncias no processo: documentação não regularizada ou documentação regularizada

2.1.28  Solicitar punição prevista em Lei/Edital

O monitor de materiais deve direcionar o processo ao SEAC/SQF, solicitar a aplicação das punições previstas em Edital e solicitar nova Licitação.

2.1.29  Desvio Paralelo

Permite a divisão de um fluxo em dois ou mais que serão executados paralelamente. Todos os caminhos que saem deste gateway são executados no processo: realizar Punição no SICAF e realizar pedido de registro de preço do material.

2.1.30  Realizar Punição no SICAF

Realizar o subprocesso Registrar Punição e/ou Revogação de Punição no SICAF do SEAC/SQF para aplicação de punição.

Saída: Processo de Aquisição de Materiais.

2.1.31  Devolver processo ao requisitante

Após punição aplicada, o processo é devolvido ao setor requisitante.

2.1.32  Fornecedor Punido 

Processo finaliza-se após a punição do fornecedor.

No caso de multa, o processo continua Vigente, pronto para nova aquisição.

Já no caso de Suspensão, o processo é arquivado no setor.
 

2.2 Atores

SEAM/SARD

2.3 Áreas de Interação

2.3.1 Aquisição / Ressuprimento SARD;

2.3.2 SEAC/SQF;

2.3.3 SEAC;

2.3.4 Coordenação;

2.3.5 DEFIN/SEOR.

2.3.5 AGEPLAN

3. Registros

Tabela I – Registros

4. Anexos

Anexo I – Fluxograma do Processo Ressuprir e Reabastecer o Almoxarifado

Documento assinado eletronicamente por LORENZO THEODORO BORGES, Prestador(a) de Serviços, em 13/09/2022, às 16:03, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Camilla Gonçalves Figueiredo, Prestadora de Serviço, CPF: 150.946.637-12., em 14/09/2022, às 12:12, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por THIAGO FIDELIS DE SOUSA FURRIEL, Chefe do Serviço de Gestão de Materiais, em 14/09/2022, às 14:01, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por ALEX LIMA DE CARVALHO, Chefe do Departamento de Operações Comerciais, em 15/09/2022, às 10:55, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1695286 e o código CRC D623D022.

Após a impressão a cópia deste documento passa a ser considerada como "Cópia não Controlada".