Cogead
Coordenação – Geral de Administração
TÍTULO: Gestão de Riscos e Controles Internos |
GESTOR DO DOCUMENTO Degias/Agequali |
CÓDIGO DO PROCEDIMENTO POP 020001420/002 |
Nome do responsável pela elaboração Jaqueline Machado Ribeiro |
Nome do responsável pela revisão Maria de Fátima Alves Arraes |
Nome do responsável pela validação Osvaldo Luiz de Oliveira Raymundo |
Nome do responsável pela aprovação Flávia Silva |
VIGÊNCIA: DOIS ANOS |
VERSÃO: 05/2023 |
HISTÓRICO DE REVISÕES |
|
N° da versão |
Descrição e/ou itens alterados |
00 |
Criação do Procedimento. |
01 |
Mudança de Classificação do Documento de PGQ 020001004/005 para POP 020001004/002. |
02 |
O documento foi adequado de acordo com as diretrizes definidas no Guia de Gestão de Riscos da Fiocruz, publicado em fevereiro de 2019 pela Assessoria executiva/VPGDI. No item 3 foi incluído o documento Instrução Normativa nº 05 de 2017 (IN 05/2017); item 6 foi incluído o DECOM/SEAC; item 7.5 o título foi alterado para Gerenciamento de riscos na contratação de serviços, renumerado e o texto alinhado ao adendo ao Guia de Gestão de riscos da Fiocruz. e o no item 9 foi incluído o Anexo VII modelo de mapa de riscos nas aquisições, onde as escalas de probabilidade e impacto foram alinhadas ao adendo do Guia de Gestão de Riscos da Fiocruz. |
03 |
Item 3 – POP 020005000/005 – Procedimentos Adotados nas Aquisições como documento complementar; item 4 – O texto foi alterado para separar a aplicação do procedimento para Cogead e Unidades Fiocruz; item 6 – Foi incluído as Unidades Fiocruz; item 7.4.7 – A palavra atividade foi substituída por Ações (último seguimento) e no item 7.5 – O texto do parágrafo foi alterado para melhor entendimento e incluída a referência ao POP 020005000/005 – Procedimentos Adotados nas Aquisições. |
04 |
Item 2 - Foi atualizado o link para documentação citada sobre gestão de riscos e incluída a portaria que substituiu a Portaria 094/2019; item 3 - Foi alterado o título do documento Mapa de Processos para Cadeia de Valor na Intranet, incluído o número do processo SEI para o PG 020001420/001 - Controle de Documentos e Registros, os procedimentos do SGQ estão em processo de migração para o SEI e incluída a Portaria Nº 112/2021 que substituiu a Portaria Nº 094/2019, mencionada anteriormente neste item, e no item 8 os locais de armazenamento dos registros, exceto para o Mapa de Riscos nas Aquisições, foram alterados para Pasta de rede: I:\DIRAD\Gestão de Riscos e Controles Internos\Gestão de Riscos e Controles Internos_Cogead Fiocruz. |
05 |
Item 2 - Foi incluído como documento de referência o Adendo ao Guia de Gestão de Riscos da Fiocruz e atualizado o ano da NBR 31010:2012 para 31010:2021; item 3 foi excluído o POP 020005000/005 - Procedimentos Adotados nas Aquisições e incluído Portal de Compras do governo Federal: https://www.gov.br/compras/pt-br; item 7.4.7 - foi incluído o seguimento "Serviços"; item 7.5 - O parágrafo foi revisado porque os três documentos (Planilha de identificação e Avaliação dos Riscos, Plano de Tratamento dos Riscos e Mapa de Riscos) para contratação de serviços passaram a ser elaborados no Portal de Compras do governo Federal (https://www.gov.br/compras/pt-br); item 8 foram alterados os controles para os registros Planilha de identificação e Avaliação dos Riscos, Plano de Tratamento dos Riscos e Mapa de Riscos; no item 9 foi excluído o Anexo VII - Mapa de Riscos nas Aquisições. |
Sumário
1 Objetivo
2 Documentos de referência
3 Documentos complementares
4 Campo de aplicação
5 Sigla e definições
6 Autoridades e responsabilidades
7 Descrição
7.1 Premissas
7.2 Estrutura de gestão de riscos na Cogead
7.3 Alinhamento da gestão de riscos com o planejamento estratégico
7.4 Gerenciamento de riscos e controles internos na Cogead
7.4.1 Priorizar os processos organizacionais
7.4.2 Estudar o processo priorizado
7.4.3 Identificar e analisar os riscos
7.4.4 Avaliar os riscos e os controles internos
7.4.5 Priorizar os riscos
7.4.6 Definir as ações e o plano de tratamento dos riscos
7.4.7 Ações para abordar riscos e oportunidades
7.4.8 Validar os resultados do gerenciamento dos riscos
7.4.9 Implantar e monitorar o plano de tratamento dos riscos
7.4.10 Comunicar os riscos
7.5 Gerenciamento de riscos na contratação de serviços
8 Registros
9 Anexos
1 Objetivo
Estabelecer diretrizes para gestão de riscos e controles internos na Cogead em conformidade com as diretrizes definidas pela Fiocruz, como também gerenciar os riscos na contratação de serviços.
Política de Gestão de Integridade, Riscos e Controles Internos, Guia de Gestão de Riscos da Fiocruz e o Adendo ao Guia de Gestão de Riscos da Fiocruz (Gerenciamento de Riscos na contratação de serviços) (https://portal.fiocruz.br/gestao-de-integridade-e-riscos);
NBR ISO 31000:2018 - Gestão de Riscos - Diretrizes;
NBR ISO 31010:2021 - Gestão de Riscos - Técnicas para o processo de avaliação de riscos.
Instrução Normativa nº 05 de 2017 (IN 05/2017), publicada em 26 de maio de 2017;
Portaria Nº 112/2021 - Renovar a Portaria nº 094/2019 que instala o Comitê de Gestão de Riscos e Controles Internos da Coordenação-Geral de Administração (Cogead) com a substituição de um dos membros participantes;
PP 020001410/001 - Coordenar Estratégias e Planos;
PG 020001420001 - Controle de Documentos e Registros (Processo SEI_25380.001278_2021_31);
Cadeia de Valor da Cogead: https://intranet.fiocruz.br/intranet/index.php > CPF e senha > Cogead > A Cogead > Cadeia de Valor;
Portal de Compras do governo Federal: https://www.gov.br/compras/pt-br.
Este procedimento é aplicável a todas as áreas da Cogead no que refere-se à metodologia e as Unidades da Fiocruz no que tange ao gerenciamento de riscos na contratação de serviços.
Degias - Departamento de Gestão da Informação e Assessoria;
Degias/Agequali - Assessoria de Gestão da Qualidade;
Decom/Seac – Serviço de Administração de Compra;
Apetite a risco - expressão ampla de quanto risco uma organização está disposta a enfrentar para implementar sua estratégia, atingir seus objetivos e agregar valor às partes interessadas, no cumprimento de sua missão;
CGRCI - Comitê de Gestão de Riscos e Controles Internos;
Cogead - Coordenação - Geral de Administração;
Controles internos - conjunto de regras, procedimentos, diretrizes, protocolos, rotinas de sistemas informatizados, conferências e trâmites de documentos e informações destinados a enfrentar os riscos e fornecer segurança razoável para o alcance dos objetivos e realização da missão institucional da Fiocruz;
Evento - um incidente ou uma ocorrência de fontes internas ou externas à organização, que podem impactar a realização de objetivos de modo negativo, positivo ou ambos;
Gestão de riscos - arquitetura (conceitos, princípios, objetivos, estrutura, competências e processo) necessária para se gerir os riscos eficazmente;
Gerenciamento de risco - processo para identificar, avaliar, administrar e controlar potenciais eventos ou situações, para fornecer razoável certeza no alcance dos objetivos institucionais;
Processo organizacional - sequência de atividades que transformam entradas (informações, materiais, instruções ou matérias-primas) em saídas (produtos, serviços ou decisões) predefinidas;
Impacto - consequência caso o evento de risco ocorra;
Risco inerente - nível de risco antes da consideração de qualquer ação de tratamento;
Oportunidade - possibilidade de ocorrência de um evento que afete positivamente a realização de objetivos;
Probabilidade - chance de um evento de risco ocorrer;
Risco - possibilidade de ocorrência de um evento que venha a ter impacto negativo realização de objetivos. O risco é medido em termos de probabilidade e impacto;
SGQ - Sistema de Gestão da Qualidade.
Os demais termos e definições relacionados à gestão de riscos estão disponíveis no Guia de Gestão de Riscos Fiocruz disponível no link: https://portal.fiocruz.br/gestao-de-integridade-e-riscos.
6 Autoridades e responsabilidades
Coordenação Geral de Administração (Cogead) - Garantir o gerenciamento correto da Gestão de Riscos e Controles Internos;
Degias/Agequali - Orientar as áreas da Cogead como deve ser feita a Gestão de Riscos e os Controles Internos;
Decom/Seac - Orientar as áreas da Cogead e Unidades Fiocruz como gerenciar os riscos na contratação de serviços;
Áreas Cogead - Identificar, avaliar, monitorar e controlar os riscos;
Unidades Fiocruz - Aplicar as orientações sobre gerenciamento de serviços na contratação de serviços.
A competência do Comitê de Gestão de Riscos e Controles Internos da Cogead, composto pela Coordenadora, chefes de departamentos e membros, regulamentada pela Portaria Nº 112/2021 - Cogead é gerenciar os trabalhos sobre riscos em toda Unidade.
A Cogead definiu que os riscos serão monitorados e controlados na Reunião do Conselho Deliberativo (CD) da Cogead, onde os integrantes do comitê devem atualizar a Coordenação da Unidade a respeito do andamento do processo de Gerenciamento de Riscos na Cogead. Estas reuniões devem ser realizadas, após o CD Fiocruz e os registros se darão por meio das atas, conforme modelo citado no item 9.9 do procedimento PG 020001420/001 – Controle de Documentos e Registros.
Semestralmente, o comitê de Gestão de Riscos e Controles Internos da Cogead, representado pelo coordenador designado pela Portaria Nº 112/2021 - Cogead, reportará o monitoramento dos riscos classificados com “Muito alto” e “Alto” para Vice-Presidência de Gestão e Desenvolvimento Institucional (VPGDI) que os apresentará no CD Fiocruz.
7.2 Estrutura de gestão de riscos na Cogead
A Gestão de Riscos da Cogead é gerida de forma integrada pelas instâncias apresentadas abaixo:
Conselho Deliberativo (CD) da Cogead - aprova e acompanha a implantação do plano de gerenciamento dos riscos e controles internos da Cogead;
Comitê de Gestão de Riscos e Controles Internos da Cogead (CGRCI) – assessora a coordenação da Cogead na elaboração e atualização do plano de gerenciamento dos riscos e controles internos da Cogead;
Gestores dos processos nos diversos níveis da Unidade - o Coordenador da Unidade é o gestor responsável pela gestão de riscos e controles internos de todos os processos organizacionais sob sua responsabilidade.
7.3 Alinhamento da gestão de riscos com o planejamento estratégico
A gestão de riscos (identificação e avaliação e definição de respostas, dentre elas, controles) interage com o Planejamento Estratégico, à medida que a Unidade, ao identificar e tratar os riscos e implementar os controles internos focados nesses riscos, estará aumentando a probabilidade de alcance dos objetivos definidos.
Os objetivos estratégicos da Cogead foram estabelecidos no procedimento PP 020001410001 - Coordenar Estratégias e Planos.
7.4 Gerenciamento de riscos e controles internos na Cogead
O gerenciamento de riscos e controles internos passa a ser uma prática permanente da Cogead, sendo esperada evolução da maturidade a cada ciclo anual onde as competências foram definidas, conforme abaixo.
O Comitê de Gestão de Riscos e Controles Internos da Cogead (CGRCI) será responsável por:
Elaborar e submeter ao conselho deliberativo da unidade o Plano de Gestão de Riscos e Controles Internos;
Indicar um representante para atuar como ponto focal para gestão de integridade, riscos e controles internos;
Manter controles internos eficazes, conduzindo procedimentos de resposta aos riscos;
Gerenciar os riscos dos processos de trabalho de acordo com essa política e as correlacionadas, bem como, garantir a implantação do modelo de gerenciamento de risco adotado pela Fiocruz;
Submeter, após aprovação do conselho deliberativo da unidade, o Plano de Implementação de Controles à aprovação da CGRC;
Implementar e gerenciar as ações contidas no Plano de Implementação de Controles e avaliar os resultados; Página 8 de 27 Assessoria executiva/VPGDI;
Apoiar no monitoramento dos riscos de seus processos ao longo do tempo, de modo a garantir que as respostas adotadas resultem na manutenção do risco em níveis adequados, de acordo com o modelo de gerenciamento de riscos aprovado e com esta Política;
Gerar e reportar informações adequadas sobre o gerenciamento de integridade, riscos e controles internos à CGRC;
Disseminar preceitos de comportamento íntegro e da cultura de gerenciamento de riscos e controles internos da gestão, em sua área de atuação;
Observar a inovação e a adoção de boas práticas no gerenciamento de integridade, riscos e controles da gestão;
Cumprir as recomendações e observar as orientações emitidas pelo CGRC;
Adotar princípios de conduta e padrões de comportamento estabelecidos nas diretrizes de integridade desta Política;
Cumprir as regulamentações, leis e códigos, normas e padrões instituídos;
Cumprir as práticas institucionalizadas na prestação de contas, transparência e efetividade das informações.
Enviar relatórios periódico sobre o gerenciamento dos riscos e controles internos ▪ informar o Unidade de Gestão da Integridade (UGI) sobre mudanças significativas nos processos organizacionais sob sua responsabilidade;
Responder às requisições da Unidade de Gestão da Integridade (UGI).
Os gestores dos processos organizacionais da Cogead são responsáveis por:
Identificar, analisar e avaliar os riscos dos processos sob sua responsabilidade, em conformidade ao definido pela Fiocruz;
Propor respostas e respectivas medidas de controle a serem implementadas nos processos organizacionais sob sua responsabilidade e
Monitorar a evolução dos níveis de riscos e a efetividade das medidas de controles implementadas nos processos organizacionais sob sua responsabilidade.
Seguem abaixo as etapas que devem ser cumpridas para realização do gerenciamento de riscos e controles internos na Cogead.
7.4.1 Priorizar os processos organizacionais
O Comitê deve estabelecer as prioridades para o levantamento e gerenciamento de riscos, classificando os processos organizacionais da Unidade, conforme Mapa de Processos da Cogead por seu grau de exposição aos riscos.
Para tal, deve ser realizada a análise qualitativa e quantitativa dos processos organizacionais do órgão com base nos seguintes fatores especificados Anexo VI – Método para Avaliação de Processos:
Análise quantitativa - fatores: materialidade, necessidade de Recursos Humanos (qualificação técnica especializada) e os Recursos Tecnológicos necessários para a execução do processo;
Análise qualitativa – fatores: processo estratégico, demandas do TCU, demandas da CGU, relevância do processo, valores não orçamentários e reclamações e denúncias registradas na ouvidoria.
Necessariamente, processos do macroprocesso finalístico operados pela Cogead devem estar entre os priorizados para análise neste primeiro ciclo. As análises permitirão a classificação dos processos nas categorias: essencial (E), relevante (R) e necessário (N). Os prazos para o levantamento de riscos dos processos da Unidade são de 2 anos para os classificados como essenciais, até 3 anos para os classificados como relevantes e de até 05 anos para os necessários.
7.4.1.1 Classificação final dos processos organizacionais
Após a aplicação do Anexo VI - Método para Avaliação de Processos, a classificação final dos processos será a média da NOTA DA AVALIAÇÂO QUANTITATIVA FINAL e da NOTA DA AVALIAÇÃO QUALITATIVA FINAL, conforme abaixo:
CF= (nota da avaliação quantitativa) + (nota da avaliação qualitativa) / 2 |
Ao final os processos organizacionais poderão ser classificados como:
Tabela 1 - Classificação dos processos
Classificação |
Resultado final |
Essencial |
Resultado maior ou igual a 2,2 |
Relevante |
Resultado maior ou igual a 1,6 e menor que 2,2 Necessário Resultado menor que 1,6 |
Necessário |
Resultado menor que 1,6 |
Essencial (E): processos que mobilizam mais recursos institucionais e estão mais expostos ao risco deverão ter prioridade sobre os demais no gerenciamento de riscos;
Relevante (R): processos de grande importância ou que merecem destaque, e que deverão ter uma prioridade média sobre os demais no gerenciamento de riscos;
Necessário (N): processos de menor importância, que deverão ter prioridade baixa sobre os demais no gerenciamento de riscos.
A unidade com o assessoramento do Comitê de Gestão de Riscos e Controles Internos da Cogead deve identificar e priorizar os processos organizacionais que comporão o Plano de Gerenciamento de Riscos e Controles Internos da Unidade. O gerenciamento de riscos deverá ser implementado de forma gradual, sendo priorizados os processos organizacionais classificados como essenciais e que impactam diretamente no atingimento dos objetivos estratégicos.
7.4.2 Estudar o processo priorizado
O Comitê de Gestão de Riscos e Controles Internos da Cogead deve selecionar os processos classificados como essenciais, o que definirá o escopo da gestão de riscos da Cogead, estudar e documentá-los da seguinte forma:
Nome do processo;
As leis e normas aplicáveis;
Descrição resumida com as principais etapas, atividades, produtos, atores envolvidos (caso tenha o fluxo mapeado no bizagi apresentar), periodicidade e média de duração em dias, semanas ou meses.
Pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças ao processo (use a matriz SWOT);
Objetivo geral e específico (alinhar com os objetivos estratégicos do órgão);
Responsável pelo gerenciamento de risco do processo (esse gestor deve ter alçada suficiente para orientar e acompanhar as etapas de identificação, análise, avaliação e implementação das respostas aos riscos e terá auxilio do Coordenador(a) ou secretário (a) executivo(a), nomeado por meio da Portaria Nº 112/2021 – Cogead;
Equipe técnica que participará do processo de gerenciamento de riscos (pessoas que conhecem o processo selecionado, seus controles, suas interfaces e resultados).
O Anexo II - Estudo do Processo Institucional deve ser usado para documentar as informações acima, integrando o Plano de Gerenciamento de Riscos e Controles Internos (PGRCO) da Cogead.
7.4.3 Identificar e analisar os riscos
Definido o escopo do gerenciamento de riscos, a CGRCO, o gestor e a equipe técnica devem identificar os riscos dos processos selecionados. Para tal, orientamos o uso do Anexo III - Planilha de Identificação e Avaliação dos Riscos e Controles internos.
A identificação dos riscos é o processo de busca, reconhecimento e descrição dos riscos que potencialmente possam vir a impactar negativamente no alcance dos objetivos organizacionais da Cogead. Umas das técnicas utilizada nesta etapa é o Brainstorming.
Os integrantes são incentivados a contribuírem com o máximo possível com as ideias que conseguirem, sem prejulgamento.
Após a identificação do risco, deverão ser apontadas todas as suas causas e consequências significativas, associadas ao evento de risco identificado;
Causa - é o motivo que pode promover a ocorrência do risco.
Consequência - é o resultado de um evento que afeta os objetivos.
Os riscos identificados nesta etapa são os chamados riscos inerentes. São os riscos aos quais uma organização está exposta sem considerar quaisquer ações gerenciais (leia-se: controles internos) que possam reduzir a probabilidade da ocorrência ou impacto dos riscos.
As categorias de riscos a ser utilizadas pela Cogead são:
Riscos operacionais: eventos que podem comprometer as atividades do órgão específico singular ou da unidade, normalmente associados a falhas, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas, infraestrutura e sistemas;
Riscos financeiros/orçamentários: eventos que podem comprometer a capacidade do órgão ou unidade de contar com os recursos orçamentários e financeiros necessários à realização de suas atividades, ou eventos que possam comprometer a própria execução orçamentária, como atrasos no cronograma de licitações;
Riscos de integridade: eventos que possam favorecer a ocorrência de fraudes, atos de corrupção ou violações dos princípios de governança comprometendo a confiança da sociedade (ou de parceiros, de clientes ou de fornecedores) em relação à capacidade do órgão ou unidade em cumprir sua missão institucional e entregar resultados. São “quebras de integridade” que desviam ou negam a finalidade pública ou do serviço público a ser entregue ao cidadão;
Riscos legais: eventos derivados de alterações legislativas ou normativas que podem comprometer as atividades do órgão ou unidade;
Riscos políticos: eventos relacionados as ações ou reorientações de governo que poderiam vir a impactar políticas públicas de estado relacionadas a saúde, a ciência, tecnologia e inovação e consequentemente a sociedade o Sistema Único de Saúde (SUS).
7.4.4 Avaliar os riscos e os controles internos
O detalhamento desta etapa encontra-se no item 4, passo 5 do Guia de Gestão de Riscos da Fiocruz.
7.4.5 Priorizar os Riscos
O detalhamento desta etapa encontra-se no item 4, passo 6 do Guia de Gestão de Riscos da Fiocruz.
7.4.6 Definir as ações e o plano de tratamento dos riscos
Priorizados os riscos, a equipe deve definir as ações de tratamento com base no Anexo IV - Plano de Tratamento dos Riscos. Ao definir as ações do plano de tratamento é importante realizar uma análise do custo-benefício das medidas/controles em relação a sua aplicabilidade, bem como os benefícios que poderão ser agregados ao processo. Nem sempre o custo financeiro da implementação de uma ação poderá ser maior do que o valor do processo, atividade ou objeto analisado na instituição.
As opções de tratamento são as seguintes.
Mitigar: um risco normalmente é mitigado quando classificado como muito alto/estratégico ou alto pela Unidade. A implementação de controles, neste caso, apresenta um custo/benefício adequado. Mitigar riscos significa implementar controles internos que diminuam as causas ou consequências dos riscos, identificadas no item 7.4.3 de identificação e análise dos riscos;
Compartilhar/Transferir: Um risco normalmente é compartilhado quando é classificado como Alto ou Muito Alto/Estratégico, mas a implementação de controles não apresenta um custo/benefício adequado. Na Cogead, pode-se compartilhar o risco por meio de terceirização ou apólice de seguro, por exemplo;
Evitar: Um risco normalmente é evitado quando é classificado como Alto ou Muito Alto/ Estratégico, e a implementação de controles apresenta um custo muito elevado, inviabilizando sua mitigação, ou não há entidades dispostas a compartilhar o risco com a Cogead. Na Cogead, evitar o risco significa encerrar ou alterar o processo ou serviço. Nesse caso, essa opção deve ser aprovada pelo CD da Fiocruz;
Aceitar: Um risco normalmente é aceito quando seu nível está nas faixas de apetite a risco. Nessa situação, nenhum novo controle precisa ser implementado para mitigar o risco. Pois sua probabilidade e impacto são tão baixos que não justificam a criação de controles para mitigação, ou os controles existentes já resguardam boa parte de suas consequências.
Caso as opções de tratamento sejam mitigar, compartilhar ou evitar devem ser definidas medidas de tratamento para esse risco. Essas medidas devem ser capazes de diminuir os níveis de probabilidade e/ou de impacto do risco a um nível dentro ou mais próximo possível das faixas de apetite a risco (risco “Baixo” ou “Médio”).
O Plano de Tratamento gerado pelo processo de gerenciamento de riscos do processo organizacional é um plano de ação para a implementação das medidas de tratamento dos riscos desse processo organizacional e deve conter todos os itens previstos no Anexo III - Planilha de Identificação e Avaliação dos Riscos e Controles internos.
7.4.7 Ações para abordar riscos e oportunidades
Esta metodologia também se aplica na identificação e controle dos riscos oriundos dos seguintes seguimentos:
Projeto: Identificar os riscos intrínsecos no conjunto de atividades por tempo determinado para o alcance de um objetivo;
Mudanças: Identificar os riscos relacionados às mudanças nos processos da Cogead que possam afetar o Sistema de Gestão;
Auditoria Interna: Identificar os riscos inerentes ao processo de Auditoria Interna do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ);
Infraestrutura: Levantar os riscos relacionados ao ambiente físico;
Ações: Identificar os riscos que envolvem a execução das ações (decorrentes de reuniões, plano de ações e demais situações) levando em consideração o impacto no Sistema de Gestão.
Serviços: Identificar os riscos que possam afetar a conformidade do serviço.
Neste item deverão ser cumpridas as etapas descritas nos itens 7.4.3, 7.4.4, 7.4.5, 7.4.6, 7.4.8 e 7.4.9.
7.4.8 Validar os resultados do gerenciamento dos riscos
O Comitê de Gestão de Riscos e Controles Internos deve apresentar o Plano de Gerenciamento de Riscos e Controles Internos para os gestores e aprová-los na Reunião do Conselho Deliberativo (CD) da Cogead.
Após a aprovação dos resultados, o Coordenador do CGRCI da Cogead deve:
Encaminhar o PGRCI completo digitalizado junto com as cópias das atas das reuniões para gestaoriscos@fiocruz.br;
Encaminhar o plano de tratamento de riscos para as áreas corresponsáveis.
7.4.9 Implantar e monitorar o plano de tratamento dos riscos
Cabe ao coordenador da CGRCI da Cogead monitorar e reportar a evolução das iniciativas da Cogead. A responsabilidade primária permanece com o responsável pelo processo priorizado e em última instância pelo Coordenador da Cogead ou a Vice de Gestão.
Em relação ao risco, devem ser monitoradas e analisadas criticamente, de forma regular, as seguintes mudanças:
Um determinado contexto sofreu alteração;
A probabilidade de um evento negativo era baixa e agora é alta;
Um risco que era aceito, agora será tratado;
Surgimento de novos riscos.
A fase de monitoramento contínuo também é responsável por garantir:
Se o tratamento do risco está sendo realizado conforme planejado;
Se foram realizadas alterações no contexto;
Se as ações implementadas estão sendo eficazes na redução dos riscos encontrados;
A Gestão de Riscos está sendo realizado de forma adequada.
Após a aprovação dos resultados de monitoramento o Coordenador do CGRCO ou Coordenador da Unidade deve:
A Cogead deve encaminhar o Anexo I - Relatório Semestral dos Comitês de Gerenciamento de Risco e Controles Internos dos Órgãos da Fiocruz para VPGDI, conforme periodicidade definida no passo 9 do Guia de Gestão de Riscos da Fiocruz.
7.4.10 Comunicar os riscos
A comunicação dos riscos deve ser feita de forma interativa, formalmente documentada, intencional e contínua, de conhecimentos, informações e percepções sobre os riscos que devem ser gerenciados.
Nesta etapa devem ser transmitidas as informações sobre o desenvolvimento das atividades, modificações no contexto e os resultados alcançados as partes interessadas e com base no Anexo V - Matriz de Responsabilidades.
7.5 Gerenciamento de riscos na contratação de serviços
Durante a contratação de serviços o requisitante deve usar os seguintes documentos: Planilha de Identificação e Avaliação dos Riscos, Plano de Tratamento dos Riscos e o Mapa de Riscos devem ser confeccionados no Portal de Compras do governo Federal (https://www.gov.br/compras/pt-br).
Tabela 2 - Registros
Identificação |
Armazenamento |
Proteção |
Recuperação |
Código de classificação |
Tempo de retenção |
Disposição |
Ata de Reunião do Conselho Deliberativo (CD) |
Pasta de rede: I:\DIRAD\Gestão de Riscos e Controles Internos\Gestão de Riscos e Controles Internos_Cogead Fiocruz |
Backup de rede |
Código da área + número sequencial + ano |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação. |
Relatório Semestral dos Comitês de Gerenciamento de Risco e Controles Internos dos Órgãos da Fiocruz |
Pasta de rede: I:\DIRAD\Gestão de Riscos e Controles Internos\Gestão de Riscos e Controles Internos_Cogead Fiocruz |
Backup de rede |
Nome do arquivo + versão do documento |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação |
Estudo do Processo Institucional |
Pasta de rede: I:\DIRAD\Gestão de Riscos e Controles Internos\Gestão de Riscos e Controles Internos_Cogead Fiocruz |
Backup de rede |
Nome do arquivo + versão do documento |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação |
Planilha de Identificação e Avaliação dos Riscos e Controles Internos (Processos)
|
Pasta de rede: I:\DIRAD\Gestão de Riscos e Controles Internos\Gestão de Riscos e Controles Internos_Cogead Fiocruz |
Backup de rede |
Nome do arquivo + versão do documento |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação |
Planilha de Identificação e Avaliação dos Riscos (Contratação de serviços) |
Portal de Compras do governo Federal (https://www.gov.br/compras/pt-br). |
Login e senha |
Número |
N/A |
N/A |
N/A |
Plano de Tratamento dos Riscos (Processos) |
Pasta de rede: I:\DIRAD\Gestão de Riscos e Controles Internos\Gestão de Riscos e Controles Internos_Cogead Fiocruz |
Backup de rede |
Nome do arquivo + versão do documento |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação |
Plano de Tratamento dos Riscos (Contratação de Serviços) |
Portal de Compras do governo Federal (https://www.gov.br/compras/pt-br). |
Login e senha |
Número |
N/A |
N/A |
N/A |
Mapa de Riscos (Contratação de Serviços) |
Portal de Compras do governo Federal (https://www.gov.br/compras/pt-br). |
Login e senha |
Número |
N/A |
N/A |
N/A |
Os registros relacionados na tabela acima devem ser enviados pela Cogead, exceto o Mapa de Gerenciamento de Riscos (Contratação de Serviços) e armazenados também no drive.fiocruz.br, por determinação da VPGDI.
Anexo I - Modelo Relatório Semestral dos Comitês de Gerenciamento de Risco e Controles Internos dos Órgãos da Fiocruz;
Anexo II - Estudo do Processo Institucional;
Anexo III - Planilha de Identificação e Avaliação dos Riscos e Controles internos;
Anexo IV - Plano de Tratamento dos Riscos;
Anexo V - Matriz de Responsabilidades no Processo de Gestão de Riscos na Fiocruz;
Anexo VI - Método para Avaliação de Processos.
Nota: Os anexos relacionados nesse item foram elaborados e cedidos pela VPGDI, conforme Guia de Gestão de Riscos da Fiocruz.
| Documento assinado eletronicamente por JAQUELINE MACHADO RIBEIRO, Prestadora de Serviço, CPF: 106.312.777-73, em 16/02/2023, às 15:29, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
| Documento assinado eletronicamente por MARIA DE FATIMA ALVES ARRAES, Prestador(a) de Serviço, CPF: 026.234.957-42., em 16/02/2023, às 15:59, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
| Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 17/02/2023, às 14:47, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
| Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 23/02/2023, às 10:52, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
| A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1622129 e o código CRC 0E01B4E1. |
Após a impressão a cópia deste documento passa a ser considerada como "Cópia não Controlada".
Referência: Processo nº 25380.001926/2021-59 | SEI nº 1622129 |